LifeSource fonctionne plus efficacement ; Sauve plus de vies avec la plate-forme ERP Acumatica

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Mise en œuvre d’une plate-forme ERP unique, connectée et moderne, devenant plus efficace
Accès obtenu de n’importe où, améliorant les opérations
Réduction des factures de plus de 90 jours de plus de 50 %
Augmentation de l’efficacité avec les flux de travail Acumatica de 33%
Amélioration de l’automatisation et de l’efficacité de la saisie des données de 40 %
Élimination des heures de saisie manuelle des données, ce qui rend les employés plus productifs
Amélioration des rapports avec des tableaux de bord basés sur les rôles, offrant aux cadres supérieurs une transparence
dans les opérations
Nombre d’heures récupérées par employé, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches de niveau supérieur

« Acumatica innove continuellement afin que nous puissions faire ce que nous faisons le mieux, c’est-à-dire sauver des vies. »

Kelly White, Directeur Général

Source de vie

Défis à relever

ERP Solution

Résultats

Défis à relever

Défis à relever

LifeSource est une organisation d’approvisionnement en organes (OPO) de premier plan opérant dans le Minnesota,
Dakota du Nord, Dakota du Sud et ouest du Wisconsin. L’organisme à but non lucratif, qui a
la deuxième plus grande empreinte du pays, facilite le don d’organes, d’yeux et de tissus entre
hôpitaux et centres de transplantation. Sa mission est de sauver des vies et d’offrir de l’espoir et de la guérison à
les familles dont les proches ont choisi de sauver la vie d’autrui.

LifeSource travaille avec les familles en deuil tout au long du processus de don, se rétablit chirurgicalement
a donné des organes et les transporte aux receveurs. Selon le chef de l’exécutif
Officier Kelly White, plus de 100 000 personnes à l’échelle nationale attendent un sauvetage
transplantation- 3,000 dont sont dans la région du Haut-Midwest de l’organisation à but non lucratif.

Les récupérations d’organes et de tissus sont compliquées, détaillées et dictées par les délais. L’organisation à but non lucratif
travaille avec plus de 270 hôpitaux, 9 centres de transplantation, 9 bureaux de médecins légistes et
des centaines de salons funéraires, se rendant à ces sites lorsqu’une situation potentielle de transplantation survient.
Comme vous pouvez l’imaginer, il y a beaucoup de paperasse impliquée, de paperasse qui est suivie méticuleusement.
doit être facilement récupérable et est réglementé par les autorités fédérales. Pour LifeSource, traitement
la paperasse était douloureuse.

LifeSource utilisait Sage MAS 90, plus tard nommé Sage 100, pour ses finances pendant des années. L'
à but non lucratif exploité sur la technologie vieillissante logée sur place. La télécommande limitée de l’organisation
l’accès impliquait d’essayer de se connecter via un VPN grincheux qui a souvent abandonné les connexions en partant
les employés sont très frustrés en essayant de sauver des vies. « Nous n’avons pas pu accéder aux données à distance »
, explique Matt Forse, comptable du personnel. « Les capacités de production de rapports étaient très limitées, et les rapports
que nous avions n’étaient pas très bien formatés. L’interface utilisateur n’était pas très conviviale.

« Le plus gros problème était que notre entreprise avait connu une croissance assez importante et que Sage 100 ne l’était plus
capable de gérer ce que nous avions besoin qu’il fasse », explique Beth Kabba, directrice principale des finances
Operations, un vétéran de 30 ans de LifeSource. « Pour obtenir un rapport personnalisé, il a fallu beaucoup de travail. C’est
était très difficile d’utiliser notre information financière pour prendre des décisions ou raconter notre histoire. « Il a fallu un
beaucoup de travail pour entrer dans AR ou AP et c’était chronophage. Il en est arrivé au point de ne pas nous aider à le faire
notre travail, et il a rendu le travail beaucoup plus difficile », ajoute-t-elle.

Chez LifeSource, chaque action financière est suivie par une pièce d’identité du patient, y compris les coûts d’approvisionnement,
le transport d’organes, les greffes, la rémunération du médecin, et ainsi de suite. « Nous avons dû fusionner l’information, chercher
des éléments dans différentes feuilles de calcul et déplacent des informations », explique Kabba. « Rien ne le pourrait
parlez-vous les uns aux autres. « Rien n’a été transmis numériquement ; chaque article est venu dans le courrier postal.
« Vous deriez obtenir le courrier et l’estampiller, très probablement une facture, avec la date. »

Au fil des ans, le système Sage a commencé à ramper, et si quelqu’un a accidentellement fait un
erreur, l’ensemble de la transaction a dû être re-entré, perdre du temps. Par exemple, Kabba
explique : « Il n’est pas rare pour nous d’obtenir une facture de transport une fois toutes les deux semaines qui
peut avoir 100 lignes qui représentent un cas différent. Et donc, vous deviez entrer des données pour chaque
cas. De plus, les cadres supérieurs n’avaient pas accès aux rapports financiers à moins qu’elle n’imprime le
rapports pour eux.

Pas d’accès à distance

Pour faire du travail pendant le verrouillage de la pandémie, il a fallu essayer de VPN sur site
serveurs, ce qui était très difficile. Ils ont effectué une rotation qui travaillait à partir des bureaux de l’organisation.
La gestion d’un rapport financier était difficile, nécessitant que quelqu’un au bureau les dirige, économisez
les fichiers, puis envoyez-les au demandeur. Tout en fournissant des bilans et des revenus
les déclarations étaient assez faciles, l’obtention de données plus approfondies et d’informations sur les données des donateurs était très facile
difficile. L’organisation disposait de huit licences de sièges, ce qui signifiait que les utilisateurs supplémentaires devaient demander
quelqu’un pour se déconnecter ou nécessaire pour planifier l’accès.

ERP Solution

Acumatica Édition avancée

En plus d’aller sans papier et d’avoir besoin d’un système basé sur le cloud qui pourrait être accessible
à distance, LifeSource voulait un système intuitif et facile à utiliser qui offrait un nombre illimité d’utilisateurs
l’accès, dit Kabba. L’équipe d’évaluation de LifeSource a examiné les nouvelles versions de Sage,
Microsoft Dynamics et Oracle NetSuite avant de choisir Acumatica.

« L’équipe a vraiment aimé la façon dont Acumatica a fonctionné et a été aménagé, et l’interface utilisateur »,
Kabba dit. « Microsoft Dynamics avait juste l’impression que c’était encombrant pour la saisie de données et NetSuite
se sentait trop grand, un peu plus que ce dont nous avions besoin et certainement le coût était beaucoup plus qu’un
à but non lucratif qui doit surveiller ses sous pourrait se permettre.

« Avec Acumatica, nous avions l’impression d’obtenir tout ce que nous voulions à une valeur que nous
pouvait se le permettre », ajoute-t-elle. L’équipe de LifeSource a également aimé qu’Acumatica offre des
et était flexible, offrant une API ouverte que les développeurs tiers pouvaient utiliser pour
connectez de manière transparente des applications supplémentaires.

Avec l’aide du partenaire d’Acumatica, Blytheco, qui avait été un partenaire technologique LifeSource
pendant près de deux décennies, ils ont mis en œuvre Acumatica. Et personne n’a pleuré, dit White. « L'
le soutien que nous avons obtenu d’Acumatica et de Blytheco était génial. Nous étions opérationnels en un rien de temps
malgré le déplacement de 30 000 entrées de journal qui étaient complexes avec beaucoup d’allocations. Acumatica
nous a facilité la vie. Elle dit que les employés, en particulier l’équipe des finances, ont adoré
premier jour. Ils ont adoré que le processus d’intégration soit facile.

Résultats

Opérations transformées

Avec Acumatica, LifeSource a transformé son back-office, ce qui a augmenté la visibilité,
l’efficacité et l’automatisation. Tout le monde a accès en temps réel à la bonne information à droite
le temps. Les gestionnaires approuvent les paiements plus rapidement grâce à des notifications et à des documents automatisés
analyse. Les cadres et les employés accèdent à l’information à distance en fonction de leur sécurité
et obtenir un certain nombre de rapports critiques en appuyant sur un bouton. Basé sur les rôles
les tableaux de bord permettent à différents membres de l’équipe d’accéder instantanément aux informations et aux KPI critiques
approprié à leur travail.

Kabba rapporte que les employés de LifeSource sont plus efficaces grâce aux flux de travail d’Acumatica.
Ils ont éliminé de nombreuses tâches de saisie manuelle des données, en les remplaçant par l’automatisation, qui
a entraîné une amélioration de 40 % de l’efficience. Parce que les fournisseurs peuvent envoyer des factures par voie électronique
et suivez-les automatiquement, communiquer avec eux est beaucoup plus facile. Peu de temps est passé
ouvrir le courrier et entrer des informations. LifeSource a réduit les factures âgées de plus de 90 jours de
plus de 50%, dit Kabba. « Nous avons gagné beaucoup de temps, tellement c’est difficile à quantifier. »
L’équipe de direction consulte en temps réel les rapports antérieurs et les rapports mensuels en cours, qui
leur permet de suivre les subventions plus efficacement. Les cadres supérieurs ont une plus grande clarté de l’information
bien au-delà de ce qu’ils avaient auparavant. Plutôt que de déranger l’équipe des finances pour exécuter des rapports
pour eux, les gestionnaires peuvent approfondir et examiner les rapports mensuels, et s’ils ont des questions,
explorer les informations, ou s’ils voient que quelque chose est mal codé, ils corrigent les erreurs
s’ils ont une habilitation de sécurité appropriée.

Les employés peuvent télécharger des rapports de dépenses avec l’application mobile, ce qui leur permet d’économiser du temps et du temps
pour le service des finances, qui devait auparavant taper cette information dans Sage.
Après le déploiement initial d’Acumatica, LifeSource a intégré les rapports de dépenses. Ils ont également ajouté
Velixo, un partenaire populaire d’Acumatica spécialisé dans les rapports et les analyses basés sur Excel.
Réinventer les opérations

Gagner du temps, dit Kabba, aide LifeSource à fonctionner plus efficacement, ce qui permet à son tour
ils réduisent les frais généraux et les aident à sauver autant de vies que possible. Source de vie
est devenue une entreprise d’une valeur de 85 millions de dollars, a élargi son empreinte et réinvente son
les opérations. Avec Acumatica déployé, LifeSource est en mesure de tirer parti de la plate-forme flexible pour
soutiennent l’objectif de croissance de la greffe de 40%.

« Acumatica innove continuellement afin que nous puissions faire ce que nous faisons le mieux, c’est-à-dire sauver des vies »
White dit. « Nous avions besoin d’une solution robuste et fiable pour nos équipes cliniques. Acumatica
était la solution parfaite, une solution flexible qui grandira avec nous au fur et à mesure que notre travail grandira au fil de la
les années à venir.