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Basé à Surabaya, Java Oriental, Indonésie, OneMed Healthcare est l’un des principaux fournisseurs de fournitures et d’équipements médicaux en Indonésie. Ses produits vont des produits médicaux jetables, antiseptiques et désinfectants aux meubles d’hôpital et autres produits médicaux de consommation, tels que les tests de grossesse. Il est certifié ISO 9001-2000 et Indonésie GMP.
Au début de sa durée de vie, OneMed Healthcare a embauché un développeur pour créer un ERP personnalisé pour gérer la petite entreprise. Le programme fonctionnait bien lorsque l’entreprise était petite, mais une fois qu’il est passé de cinq à 15 bureaux, le programme a commencé à s’effondrer.
« À l’époque, nous avions 15 succursales, elle ne pouvait pas livrer ce que nous voulions », explique Louis, Hartanto, qui est copropriétaire de l’entreprise avec son père et qui est également son directeur du développement des affaires. « Le programme était en difficulté, et il n’a pas été conçu pour évoluer. »
Le logiciel ne pouvait pas gérer l’utilisation simultanée par plus de 150 utilisateurs, la sécurité n’était pas bonne et le programme était limité, dit-il. « Le programme est souvent tombé en panne et nous avons dû redémarrer le serveur toutes les deux heures parce qu’il se passait trop de choses à l’intérieur du programme. » Lors d’une mauvaise journée, le système était en panne pendant deux à trois heures. Lors d’une bonne journée, il pourrait être en baisse pour un à deux, dit-il.
En conséquence, il a finalement dû créer un calendrier donnant aux différentes branches une limite de temps définie quant au moment où elles pouvaient utiliser l’ERP chaque jour.
L’ERP local n’avait pas non plus les fonctionnalités dont One Med avait besoin. Par exemple, pour obtenir un instantané financier ou des rapports, l’entreprise devait payer le développeur, ce qui était coûteux. Il a également fallu quelques jours pour obtenir les rapports. Le système, explique Hartanto, n’avait pas de tableaux de bord et était compliqué et alambiqué.
En outre, bien qu’il offrait des fonctions comptables de base, il n’avait pas de processus de commande client, mais seulement de facturation. Le logiciel n’avait pas non plus la capacité d’attribuer des niveaux d’accès, de sorte que tout le monde pouvait voir des informations financières sensibles.
Avec les accidents continus et la perte de productivité, Hartanto savait qu’il devait faire un changement.
