AcumatiCares
Avoir un impact et améliorer la vie des citoyens de l’État de New York est l’objectif continu de l’organisation à but non lucratif Cornell Cooperative Extension (CCE). C’est exactement ce qu’elle a fait pendant plus de 100 ans, mais c’est exactement ce qu’elle a fait, mais son ancien système de production de rapports et de finances a créé des inefficacités opérationnelles. Pleinement consciente de leur besoin de logiciels cloud avec des capacités à but non lucratif, l’équipe CCE a examiné plusieurs solutions. Prelude Consulting Inc. , partenaire technologique de longue date de CCE, a recommandé Acumatica.
Selon la spécialiste des finances à l’échelle de l’État Roxanne Churchill dans l’histoire de réussite client Acumatica de CCE, « [N]ous avons constaté qu’Acumatica était certainement loin et au-dessus des meilleurs. »
L’histoire de CCE
En 1894, le CCE a commencé à étendre la recherche de l’Université Cornell du College of Agriculture and Life Sciences (CALS) et du College of Human Ecology (CHE) aux personnes vivant dans les 56 comtés de New York et dans les cinq arrondissements de New York. L’organisation à but non lucratif s’associe à des agences gouvernementales locales, étatiques et fédérales et est soutenue par le système national de concession de terres et l’Université Cornell. Le CCE met l’accent sur l’amélioration de l’agriculture et de la production alimentaire ; le rôle parental, la vie familiale et la dynamique familiale ; la santé et la nutrition de l’enfant ; les possibilités pour les anciens combattants et les familles des militaires ; la conservation et la gestion de l’eau, des terres et de l’énergie ; et bien plus encore.
Il n’est pas surprenant que CCE ait été sélectionné pour être le client d’impact de l’année 2022 d’Acumatica. Le critère pour ce prix est d’être une organisation qui « existe pour rendre le monde meilleur », et CCE correspond parfaitement à la description. L’organisation a été reconnue lors de la keynote du premier jour à Acumatica Summit 2022 pour leurs efforts de durabilité et d’amélioration de la communauté.
Avant de devenir un client d’Acumatica, les efforts de CCE ont été gravement entravés par sa solution financière, Sage ACCPAC. Le système désuet avait été chargé de gérer les finances, les rapports et les exigences de suivi pour 1500 employés et 65 bases de données différentes pendant plus de deux décennies. Les 12 points de vente Taste NY de CCE, qui vendent de la nourriture et de l’artisanat fabriqués dans l’État, fonctionnaient sur des QuickBooks déconnectés de leur système hérité Sage.
Il va sans dire qu’il y avait plus que quelques frustrations, y compris le traitement manuel des données sur des feuilles de calcul, le fait de ne pas être en mesure de surveiller la conformité dans l’ensemble de l’organisation, d’avoir un accès limité au système financier en raison des restrictions de licence et de prendre un mois pour obtenir des rapports de fin de mois. Robert Batt, directeur exécutif du CCE du comté d’Orléans, a déclaré: « Lorsque nous travaillions avec Sage, il y avait évidemment des obstacles au succès. Le plus souvent, il s’agirait de choses comme le fait que mon personnel ne soit pas en mesure d’obtenir l’information dont il avait besoin en temps opportun.
Amener CCE dans le siècle actuel avec le logiciel cloud d’Acumatica
Les incontournables de CCE pour le logiciel cloud qui l’amènerait « dans le siècle actuel » étaient très simples. L’équipe voulait un ERP pour les organisations à but non lucratif, et il devait être abordable ainsi que capable d’accueillir de nombreux utilisateurs.
De plus, Roxanne déclare : « Nous avions également besoin qu’il soit très convivial parce que nous avons un large éventail de compétences et d’aptitudes dans l’ensemble du CCE. Nous voulions aussi nous assurer que nous avions ce dont nous avions besoin pour tout le monde et toutes choses; un guichet unique, où nous pourrions trouver toutes les informations - en particulier les subventions et les contrats - en un seul endroit sans avoir à regarder des feuilles de calcul supplémentaires.
Acumatica, avec sa capacité à suivre des subventions et des programmes gouvernementaux spécifiques, à gérer la comptabilité à but non lucratif, à fournir une structure de sous-compte, à s’intégrer à d’autres applications en raison de son API ouverte et à offrir des licences d’utilisateur illimitées, était exactement ce qu’ils recherchaient. CCE a mis en œuvre Acumatica Advanced Financials avec des immobilisations, la gestion des dépenses, la gestion des commandes et l’outil de reporting basé sur Excel Velixo en moins de six semaines... pendant la pandémie.
« La mise en œuvre s’est tellement bien déroulée que c’était ridicule », dit Robert. « Il n’y a pas eu de temps d’arrêt. Tout d’un coup, nous avons obtenu les choses beaucoup plus rapidement.
Ils devenaient également beaucoup plus agiles, ce qui a été mis en évidence par Jon Reed de Diginomica dans un article sur Acumatica Summit 2022, et à nouveau à la fin d’avril 2022. Dans leur entrevue, l’équipe du CCE a dit à Jon que la vidéo montrée pendant le discours d’ouverture du premier jour illustrait leur nouvelle agilité. « Juste au moment où nous faisions l’enregistrement de cette vidéo, [Robert] s’est simplement écarté sur place et a approuvé un [bon de bourse]. C’est le type d’agilité qui ne se serait jamais produit dans l’ancien système.
D’autres avantages qui n’allaient jamais se produire avec l’ancien système?
- Visibilité instantanée sur toutes les subventions et tous les programmes à but non lucratif, offrant une vue précise de la santé financière de 65 locataires connectés
- Automatisez les processus manuels, habilitez les employés avec des capacités en libre-service et économisez d’innombrables heures
- Améliorer la réactivité des rapports et éliminer les longs temps d’attente avec des informations en temps réel
- Augmentez la productivité des employés et réduisez le temps d’intégration et de formation avec une application intuitive
- Une plate-forme financière robuste qui s’adapte pour soutenir le fonctionnement des organisations à but non lucratif, la gestion de la comptabilité de fonds et de la gestion des subventions avec facilité
- Réalisez une plate-forme connectée pour soutenir la croissance continue et remplir sa mission, améliorant la vie des résidents de New York
Avant Acumatica, Robert dit que leurs éducateurs n’avaient pas accès à l’information financière, et qu’ils ne pouvaient pas non plus générer de rapports. « Maintenant, avec Acumatica, ils ont beaucoup d’indépendance, savent ce que font leurs programmes, savent quel budget il leur reste à dépenser et ils ont un pouvoir décisionnel plus instantané. »
La mission du CCE aidée par Acumatica
Avec la mise en œuvre d’Acumatica pendant la pandémie, CCE a assuré la continuité des activités en pivotant facilement vers les exigences inattendues du travail à domicile (et en réduisant le gaspillage de papier dans le processus). L’organisation à but non lucratif a également lancé des programmes en ligne disponibles pour les participants à travers les États-Unis, ce qui leur permet d’atteindre plus de personnes tout en augmentant leurs résultats.
En fin de compte, leur mission de répondre aux besoins de leurs communautés n’a jamais été aussi soutenue qu’elle ne l’est aujourd’hui. Regardez leur vidéo ici.
« Acumatica est incroyable », déclare Elizabeth Klug, spécialiste des finances à l’échelle de l’État. « Il n’existe pas de logiciel spécialement conçu pour les organisations à but non lucratif, mais Acumatica est assez proche de gérer tout ce dont nous avons besoin. Nous n’avons rien trouvé que nous ne puissions pas faire avec Acumatica.
Découvrez plus de détails sur l’expérience de CCE avec Acumatica dans leur histoire de réussite client et examinez en profondeur les différences entre Acumatica et Sage.
Au fur et à mesure que les systèmes basés sur le cloud fonctionnent, Acumatica est une option primée qui vaut le coup d’œil. Contactez notre équipe dès aujourd’hui pour plus d’informations et / ou pour planifier une démonstration.
