Comment l'IA embarquée aide les équipes financières à fermer leurs comptes plus rapidement

Fermer les comptes plus rapidement : comment les logiciels de comptabilité IA optimisent le travail des équipes financières

Selon le cabinet d'analystes mondial Gartner, une clôture financière 30 % plus rapide est possible d'ici 2028 pour les entreprises qui font une seule chose : utiliser une solution ERP basée sur le nuage avec des assistants IA intégrés.

Dans un communiqué de presse présentant cette prédiction qui va bouleverser le secteur, Mike Helsel, directeur principal de la recherche au sein du département Finance de Gartner, a déclaré : « Les applications financières ERP dans le nuage offriront bientôt une automatisation, une compréhension et une efficacité accrues aux fonctions financières grâce à l’intégration de l’apprentissage automatique, de l’IA générale et des agents d’IA. »

Aujourd'hui, nous allons explorer comment un logiciel de comptabilité basé sur l'IA, intégré à un ERP moderne, offre ces avantages — et pourquoi vous n'avez pas besoin d'attendre 2028 pour que l'automatisation de la clôture financière soit efficace pour vous.

Qu'est-ce qu'une clôture financière automatisée par l'IA ?

Comme vous le savez, le processus complexe de clôture financière mensuelle comprend de nombreuses tâches, allant du rapprochement des comptes et des transactions à la saisie des écritures comptables, en passant par la vérification des soldes des comptes fournisseurs et clients et la détection et la correction des anomalies. Les renseignements recueillis au cours de ce processus servent à établir les états financiers (bilan, état des résultats, état des flux de trésorerie, etc.), que les parties prenantes utilisent pour évaluer la situation financière actuelle de l'entreprise et déterminer ses prochaines actions financières.

La clôture financière via l'IA embarquée poursuit le même objectif, mais au lieu de reposer uniquement sur des processus manuels et l'intervention humaine, l'IA et l'automatisation rationalisent chaque tâche, identifient les tendances et mettent en évidence les anomalies. Ensemble, elles réduisent la charge de travail et les ressources que les professionnels de la finance doivent assumer chaque mois pour effectuer les clôtures de fin de mois traditionnelles.

Pourquoi les processus traditionnels de clôture de fin de mois sont-ils si longs ?

La clôture mensuelle traditionnelle, effectuée avec des solutions de gestion d'entreprise basiques ou désuètes, exige de nombreuses heures de collecte d'informations provenant de systèmes et de feuilles de calcul disparates. Une fois les données compilées, une personne ou une équipe doit les saisir manuellement dans le logiciel comptable. Les membres de l'équipe doivent ensuite rapprocher les informations entre les systèmes afin de détecter et de corriger toute anomalie ou incohérence.

Qu'il s'agisse d'une entreprise à entité unique ou multiple, le processus de clôture est complexe et continuera de se complexifier, tout en freinant la productivité et en menaçant l'exactitude des informations, car les entreprises gèrent, ajustent et répartissent les informations financières par l'intermédiaire de personnes plutôt que par le biais de technologies conçues spécifiquement à cet effet.

Comment Acumatica aide les équipes financières à accélérer la clôture

Pour reprendre un adage célèbre : « L'erreur est humaine ; la clôture des comptes est une intervention divine. Dans ce cas précis, l’intervention divine est une solution de planification des ressources d’entreprise (ERP) basée sur l’IA , comme Acumatica Cloud ERP.

Acumatica, grâce à son logiciel de gestion financière avancé, centralise vos données d'entreprise, remplaçant les feuilles de calcul erronées et les informations cloisonnées par une plateforme unique regroupant des données financières et opérationnelles et créant ainsi une source unique de vérité. Les systèmes intégrés permettent d'accéder à des chiffres précis en temps réel, chaque jour du mois.

Au lieu d'être un exercice futile, la clôture de fin de mois devient un exercice d'efficacité.

Réduire la saisie manuelle

La saisie automatisée des transactions élimine la nécessité de suivre, d'enregistrer et de comptabiliser manuellement les données financières. Grâce à la technologie de reconnaissance de documents basée sur l'IA d'Acumatica, lorsqu'une commande, une facture, une note de frais ou un paiement fournisseur est entré, les informations sont automatiquement reportées dans les comptes appropriés de chaque service, ce qui permet aux entreprises de gagner du temps et de réduire les erreurs de saisie manuelle.

Automatisation du rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire automatisé comprend des flux bancaires qui synchronisent les données bancaires avec la gestion de trésorerie et des fonctions d'appariement intelligent qui font correspondre les transactions quotidiennes aux factures, dépenses et écritures comptables en vigueur. Les flux de travail financiers automatisés aident à assurer l'exactitude des soldes, des opérations bancaires, des virements et des rapprochements.

Détection des anomalies comptables par l'IA : identifier plus tôt les transactions inhabituelles

Grâce à la détection d'anomalies par IA via les outils de rapports avancés, les tableaux de bord et le logiciel de veille économique d'Acumatica, les entreprises sont averties des schémas ou tendances inhabituels, grâce à une analyse de leurs transactions et de leur historique basée sur l'IA. Les niveaux de gravité, allant de normal à moyen et à important, permettent aux équipes d'évaluer chaque risque et de prendre des décisions éclairées.

Surveillez les données financières en temps réel

Analyser des données financières en temps réel grâce à un système intelligent, plutôt que de détecter des erreurs en fin de mois ou ultérieurement, c'est ce qui distingue une entreprise proactive d'une entreprise réactive. Les entreprises proactives anticipent les difficultés et ont le temps d'agir, tandis que les entreprises réactives s'efforcent de résoudre un problème potentiellement coûteux.

« La plupart des crises financières ne s'annoncent pas d'elles-mêmes », écrit Ovais Muhammad, chef de produit principal chez Acumatica, dans un article récent . « Un retard de paiement ici, une dépense imprévue par-là, une erreur de prix passée inaperçue. Rien de tout cela ne semble urgent et on peut même ne pas s'en apercevoir le jour même. Mais ces problèmes peuvent s'accumuler. Lorsque ces chiffres alarmants apparaissent enfin dans le rapport de fin de mois, le problème a déjà coûté cher. »

Pourquoi l'IA embarquée est importante

Bien sûr, la manière dont votre ERP IA est déployé peut influencer son efficacité à aider vos équipes financières à améliorer leurs processus de clôture mensuelle. Il y a une IA ajoutée a posteriori et une IA intégrée. La différence est importante.

Dans un article récent , Omar Ghazi d'Acumatica explique qu'un outil d'IA généraliste connecté à une solution ERP peut résumer du contenu, répondre à des questions sans contexte système approfondi et extraire des données superficielles à la demande. En revanche, intégrer l'IA directement dans l'ERP permet une analyse plus poussée, en concevant l'IA en fonction du « modèle de données, de la logique des flux de travail et des relations qui donnent du sens aux données ERP ».

La différence est entre l'IA qui connaît votre ERP et l'IA qui connaît votre ERP. Voici à quoi ça ressemble pour les utilisateurs d'Acumatica.

« Grâce à notre stratégie produit axée sur l'IA , Acumatica intègre une IA pratique, sécurisée et évolutive à sa technologie ERP », écrit Omar. « Notre approche ne consiste pas à ajouter des outils et des fonctionnalités d'IA à des systèmes ERP désuets, mais à les intégrer aux flux de travail de notre technologie de gestion d'entreprise afin qu'ils fonctionnent en parfaite harmonie avec vos processus métier. Notre assistant IA opère directement au sein de l'ERP, avec un accès à l'état des flux de travail en temps réel, aux relations entre les entités et au contexte système qui donne du sens aux données. C'est ce contexte qui lui permet de répondre de manière fiable aux questions opérationnelles, et non pas seulement de faire apparaître les données sous-jacentes. »

Comment mesurer l'amélioration de la clôture financière

Vous comprenez comment fonctionne la clôture de fin de mois pour les équipes financières qui utilisent l'IA pour la comptabilité (et celles qui ne l'utilisent pas), mais comment mesurer dans quelle mesure une solution ERP basée sur l'IA améliore ce processus ?

Voici quelques indicateurs clés de rendement (KPI) qui peuvent vous aider :

• Délai de clôture : nombre de jours nécessaires à votre équipe financière pour terminer le mois. Comparez les délais de traitement manuel et automatisé pour évaluer avec précision l'amélioration réalisée.
• Taux d'achèvement des rapprochements : Le pourcentage de rapprochements de comptes financiers attribués qui sont terminés et validés avant la date limite de fin du mois, calculé selon la formule (Rapprochements terminés / Total des rapprochements dus) x 100. Plus le pourcentage est élevé, plus votre taux d'achèvement est élevé.
• Ajustements après clôture : Nombre d’écritures comptables à passer après la clôture mensuelle (ex. : factures en retard, erreurs de calcul, corrections à la suite d’une vérification). Moins il y a d'écritures postérieures, plus la précision des opérations avant la clôture est grande.
• Résolution des anomalies : Le nombre d'anomalies financières détectées avant la finalisation des états financiers est crucial. Détecter moins d’anomalies et corriger rapidement celles qui sont identifiées permet d’éviter les retards et d’améliorer la précision des données.

Vers une clôture plus rapide et continue

Comme le souligne Gartner, une solution ERP infonuagique avec IA intégrée peut réduire considérablement le temps consacré à la clôture mensuelle. Des processus automatisés et intelligents permettent d'obtenir des rapports financiers rapides, efficaces et précis, vous permettant ainsi de vous concentrer sur les initiatives de croissance de votre entreprise.

Pour Storm Smart, l'automatisation des flux de travail comptables d'Acumatica a tout changé. L'équipe, qui utilisait auparavant 15 applications différentes, a économisé 20 heures de saisie manuelle par semaine et a réduit son délai de clôture mensuel de 10 à 3 jours ouvrables, soit une amélioration de 70 %.

« Acumatica a vraiment transformé notre façon de travailler », déclare Jennifer Pellechio, directrice informatique. « Nous avons personnalisé la plateforme pour qu'elle s'intègre parfaitement à nos systèmes. » GRC et les systèmes CPQ, faisant de notre solution ERP notre source de référence ultime. Extrêmement facile à utiliser, elle garantit la continuité de nos activités grâce à sa nature collaborative et flexible. L'accès aux données en temps réel a grandement amélioré notre efficacité et notre prise de décision.

Prêt à transformer votre clôture de fin de mois et votre entreprise ? Contactez-nous dès aujourd'hui pour commencer.