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Les petites et moyennes entreprises (PME) sont l’élément vital de l’économie américaine, mais c’est une économie qui est encore définie par l’incertitude avec des menaces continues de conflits internationaux, de tensions commerciales et de pressions inflationnistes persistantes.
Alors que les grandes entreprises continuent de réduire leurs effectifs et de se restructurer, bon nombre des petites et moyennes entreprises à qui j’ai parlé sont optimistes. Leur volonté de réussir est alimentée par cet optimisme et les possibilités de croissance et d’expansion qu’ils voient. Cependant, leur détermination à croître est souvent rendue difficile par certains problèmes communs auxquels de nombreuses PME sont confrontées. Ces problèmes comprennent les pénuries de talents, qui ont rendu les prévisions financières problématiques, ont eu un impact sur les flux de trésorerie des entreprises et ont augmenté la dette globale des entreprises. Malheureusement, une telle pression financière est souvent l’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises échouent.
Comment ces petites et moyennes entreprises – le moteur de notre économie – peuvent-elles surmonter cette pression continue et connaître une croissance face aux défis économiques ? Une façon est d’aller au-delà de la dépendance à un simple logiciel d’entreprise ou à des solutions héritées obsolètes et d’adopter des systèmes de gestion financière modernes.
Qu’est-ce qu’un système de gestion financière (SGF) et pourquoi les PME en ont-elles besoin ?
Les systèmes de gestion financière aident les entreprises à gérer leurs activités. Ce sont des plates-formes logicielles qui permettent aux entreprises de suivre, de gérer et d’accroître efficacement leurs ressources financières grâce à des fonctionnalités intégrées de comptabilité, de budgétisation, de planification financière, de rapports financiers et de gestion de trésorerie.
Grâce à ces fonctionnalités, les chefs d’entreprise obtiennent une vision claire de la santé financière de l’organisation, afin qu’ils puissent prendre des décisions basées sur les données qui améliorent la rentabilité.
Comment un système de gestion financière peut transformer les opérations commerciales
Comme nous l’avons mentionné, une solution ERP et ses fonctions de gestion financière offrent un certain nombre d’avantages qui améliorent l’entreprise. Pris ensemble, ces avantages transforment les entreprises et leur fonctionnement.
Par exemple, une solution ERP aide les PME à gérer leurs revenus, leurs actifs et leurs dépenses à partir d’une seule plate-forme. Leurs informations financières entrent et sortent du même système, fournissant une source unique de vérité comptable. Il donne également des informations sur les données en temps réel qui peuvent être utilisées pour améliorer les prévisions financières et les budgets. Les fonctionnalités automatisées pilotées par l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique éliminent de nombreuses tâches manuelles, ce qui entraîne moins d’erreurs humaines et de données.
Pourtant, pour que les petites et moyennes entreprises (PME) exploitent pleinement ces avantages transformateurs, elles doivent choisir un logiciel de gestion financière qui offre une personnalisation adaptée à leurs besoins uniques et à leurs contraintes budgétaires. Avec une pléthore d’options disponibles, allant des logiciels de comptabilité de base aux solutions complètes de planification des ressources d’entreprise (ERP), les PME devraient donner la priorité aux solutions ERP par rapport aux outils comptables simplistes. Le logiciel ERP fournit des fonctionnalités financières robustes, y compris la capacité de :
- Connectez plusieurs départements et applications (par exemple, les finances, les ventes, les opérations marketing et les applications tierces), en veillant à ce que les données importantes soient accessibles à toutes les équipes.
- Synchronisez et mettez à jour les données pour gérer les processus de planification, d’investissement et de conformité.
- Évaluer la santé financière globale à l’aide d’outils de production de rapports et d’analyse sophistiqués et intégrés.
Bien qu’il y ait beaucoup de grands avantages, vraiment savoir quel système de gestion financière est le meilleur pour une entreprise nécessite quelques devoirs.
Comment choisir le bon système de gestion financière
En répondant à ces quatre questions, les entreprises auront un aperçu plus approfondi du système qui fonctionnera pour elles.
Quels sont nos besoins actuels et futurs ? Qu’il s’agisse de caractéristiques propres à l’industrie ou de la capacité d’adapter un système à leurs besoins uniques, les PME doivent déterminer ce dont elles ont besoin pour réussir sur le marché d’aujourd’hui et de demain.
Le système est-il évolutif ? La croissance est souvent la base que les entreprises utilisent pour évaluer leur succès, et, si un système de gestion financière choisi ne peut pas croître aux côtés d’une entreprise et fléchir avec des changements internes et externes, alors ce n’est pas le bon choix.
Chaque membre de l’équipe peut-il utiliser ou apprendre à utiliser le système facilement ? Investir dans un nouveau système est une dépense énorme, et ce sera un effort inutile si les membres de l’équipe trouvent le système difficile à utiliser.
À quel point serait-il difficile d’intégrer le système à une application tierce ? Quelle que soit l’exhaustivité d’un système de gestion financière, une entreprise peut avoir d’autres applications très spécifiques dont elle a besoin pour s’y connecter. Si ces intégrations seront difficiles ou impossibles, alors ce n’est pas le bon système.
Comment un système de gestion financière assure-t-il l’exactitude des données financières et la sécurité
Ces questions clés – et leurs réponses – sont essentielles au choix d’un système de gestion financière, mais chaque PME doit également poser une autre question avant de faire un achat : « Le fournisseur de logiciels offrira-t-il des données financières précises et des protocoles de sécurité de premier plan ? »
En recherchant activement les avis des fournisseurs et en effectuant des recherches approfondies sur leurs protocoles de sécurité, les entreprises peuvent confier en toute confiance leurs données financières à une solution fiable. Cette diligence consiste à vérifier que tout ERP ou solution de gestion financière intégrée à l’étude a des antécédents démontrables de :
- Maintenance de ses centres de données.
- Hébergement sur une plate-forme sécurisée (par exemple, Amazon Web Services, qui crypte automatiquement les données qui entrent dans ses réseaux mondiaux et fournit des outils pour se conformer aux réglementations de l’industrie).
- Fournir des mises à jour logicielles automatiques.
- Mise à niveau de son matériel au besoin.
- S’assurer que les données stockées dans le système sont à l’abri des cyberattaques et des pirates informatiques avec une surveillance, des tests et des sauvegardes réguliers.
Comment obtenir un avantage concurrentiel grâce à un système intégré de gestion financière
L’obtention d’un avantage concurrentiel par rapport aux PME qui fournissent des produits ou des services similaires est essentielle à la réussite. Mais savoir comment obtenir cet avantage peut être un défi, à moins qu’une entreprise ne soit comme The Learning Lab, une organisation privée d’enrichissement de l’éducation qui a reconnu le pouvoir de mettre en œuvre la bonne solution ERP avec un logiciel de gestion financière intégré.
Ayant son siège à Singapour, The Learning Lab avait besoin d’une solution ERP basée sur le cloud qui pourrait centraliser et gérer ses différentes finances, GRCet les systèmes d’ordonnancement des classes. Selon le directeur financier Ying-Jian Chan, la croissance n’a pas été possible dans un environnement aussi déconnecté et cloisonné.
« L’entreprise utilisait un logiciel de comptabilité très désuet pour la tenue de livres de base », explique M. Chan. « Notre équipe des finances s’est rendu compte que ce n’était pas viable compte tenu de notre volume et de notre croissance et a entrepris de le remplacer par une solution financière avec une gestion financière robuste pour la gestion de la trésorerie, les réclamations de dépenses et l’approvisionnement. »
Après avoir examiné attentivement leurs options ERP, The Learning Lab l’équipe a choisi Acumatica et était heureuse de l’avoir fait. Avec Acumatica, ils ont pu :
- Éliminer les postes axés sur la saisie manuelle des données entre leurs différents systèmes financiers.
- Fournir un accès au système à chaque employé au niveau de sécurité approprié.
- Donnez du temps à l’équipe des finances en demandant aux employés d’entrer leurs propres demandes de remboursement de dépenses.
The Learning Lab a maintenant des informations en temps réel sur leurs processus de comptes clients et de comptes fournisseurs et a une version de la vérité pour toutes les parties prenantes.
« La mise en place d’une solution comme Acumatica avec des processus d’affaires efficaces garantit que nous avons une bonne gouvernance financière et des contrôles en place », explique Chan. « Acumatica étant basé sur le cloud, cela nous permet certainement de travailler n’importe où, à tout moment, et c’est la direction que tout prend. »
En savoir plus sur Acumatica
L’histoire à succès de la façon dont Acumatica a autonomisé The Learning Lab pour gérer sa santé financière, obtenir un avantage concurrentiel et prospérer au milieu des défis économiques souligne l’importance de choisir le système de gestion financière approprié. Acumatica offre une solution ERP cloud moderne, innovante et sécurisée qui est délibérément conçue et développée pour répondre aux besoins des PME d’aujourd’hui en connectant leurs organisations de bout en bout, en fournissant des informations approfondies, en rationalisant les flux de travail et en offrant une collaboration transparente dans toute l’organisation.
Pour en savoir plus sur la façon dont Acumatica et notre logiciel infonuagique ERP peut aider les PME à croître en période de turbulence économique, contactez nos experts dès aujourd’hui.
Lire la suite de PDG John Case sur l’importance des systèmes de gestion financière dans son article de Forbes, « From Survival to Growth : Leveraging the Power of Financial Management Systems ».
