Cet article est le deuxième d’une série en deux parties qui explique comment mettre en œuvre deux scénarios d’inventaire de consignation dans Acumatica. Le premier message implique de placer votre inventaire sur un site client, tandis que ce deuxième post implique de stocker l’inventaire des fournisseurs dans votre entrepôt jusqu’à ce qu’il soit nécessaire. Ce tutoriel suppose une connaissance pratique d’Acumatica, mais est également conçu pour donner à ceux qui n’ont pas ces connaissances un aperçu de ce que le logiciel ERP Cloud Acumatica peut faire pour transformer les processus métier.

Démo construite dans l’environnement Acumatica: 5.20.1452

Données : SalesDemo Data du portail des partenaires d’Acumatica

Objet de l’entreprise

L’envoi implique deux concepts commerciaux principaux: où l’inventaire est stocké et qui en est le propriétaire. Dans cet article, nous discuterons du premier des deux scénarios ci-dessous:

• Inventaire stocké sur le site de votre client, vous possédez l’inventaire jusqu’à ce qu’il soit utilisé par le client
• Inventaire stocké sur votre site, le fournisseur possède l’inventaire

La mise en œuvre des deux scénarios implique la mise en place d’un entrepôt de consignation. Dans Acumatica, cela est facilement réalisé en créant un entrepôt virtuel, ce qui est expliqué ci-dessous.

Scénario 2 : Inventaire dans votre entrepôt, le fournisseur possède des stocks

Dans ce scénario, l’un de vos vendeurs vous fournit (l’acheteur d’Acumatica) un inventaire que vous stockerez et vendrez. Les biens sont en votre possession physique, mais ne devraient pas avoir d’incidence sur votre bilan, car ils sont toujours la propriété de votre vendeur.

Lorsque vous vendez les marchandises, vous les prenez à l’entrepôt de consignation et les expédiez à votre client. Lorsque cela se produit, vous créez un bon de commande et prenez possession des marchandises.

1. Le fournisseur s’inscrit en tant que vendeur de consignation.

2. Vous (propriétaire du système Acumatica) recevez des marchandises en consignées du fournisseur.

• Cela inclut un rapport au fournisseur sur ce qui a été reçu.
• Les articles expédiés par le vendeur sont entreposés dans un entrepôt et disponibles à la vente.

3. Commande client créée pour les marchandises expédiées

4. Les articles expédiés sont vendus

• Les articles sont cueillis, emballés et expédiés au client
• Un bon de commande est créé et envoyé au fournisseur - la facture de bon de commande est utilisée pour enregistrer les coûts GL et transférer la propriété des marchandises au propriétaire du système Acumatica

5. Facture client créée

Dans cet exemple, nous supposons que l’arrangement avec le fournisseur ne nécessite que l’envoi d’une seule facture sur une base périodique. Cela nous permet de suivre le processus normal de commande client et de faire un inventaire périodique pour créer un bon de commande pour notre fournisseur.

Un autre contrat fournisseur peut nécessiter une commande fournisseur pour chaque commande client que vous traitez. Si tel est le cas, la commande fournisseur (étape 4b) peut être créée en même temps que la commande client (étape 4a) en sélectionnant l’option Marque pour po sur la commande client et en définissant la source PO comme achat à la commande. Dans ce cas, nous avons déjà « reçu » les marchandises car elles se trouvent dans l’entrepôt du fournisseur.

Mise en œuvre dans Acumatica – Scénario 2

Dans ce scénario, votre entreprise reçoit un inventaire d’un fournisseur qui est placé dans un emplacement distinct. Le fournisseur possède l’inventaire jusqu’à ce que vous le supprimiez et l’utilisiez. Ce scénario peut être mis en œuvre en tirant parti des fonctionnalités Acumatica suivantes : plusieurs entrepôts/emplacements, plusieurs registres, transactions interspécifiques et utilitaires d’importation/intégration.

Étape 1: Le fournisseur s’inscrit en tant que « vendeur de consignation »

1. Créez une nouvelle succursale et un nouvel entrepôt qui sont liés à un grand livre séparé afin que l’inventaire consigné ne soit pas dans vos livres

• L’entrepôt du fournisseur pourrait être un entrepôt virtuel - il n’est pas nécessaire qu’il s’agisse d’un bâtiment séparé ou d’un espace clôturé dans votre entrepôt.
• Plusieurs fournisseurs peuvent être liés à cet entrepôt et à cette succursale, il sera donc plus facile de créer un deuxième fournisseur que de créer le premier - tout ce que vous avez à faire pour le deuxième fournisseur est d’ajouter un emplacement d’entrepôt. Avec plusieurs fournisseurs, vérifiez l’indicateur de coût séparément pour chaque emplacement d’entrepôt.
• Définissez le compte d’inventaire sur le nouveau compte (voir l’étape c ci-dessous) appelé Inventaire appartenant au fournisseur

2. Lier la succursale client et le grand livre. Lorsque des transactions inter-entreprises sont activées, vous les configurez dans Finances -> Grand livre général -> Configuration -> Gérer -> Mappage de compte inter-succursales comme illustré ci-dessous.

3. Créez un nouveau compte appelé Inventaire appartenant au fournisseur pour stocker les actifs d’inventaire dans le bilan du fournisseur.

Étape 2: Recevez l’inventaire consigné de votre fournisseur

1. Créez un code de motif pour l’inventaire consigné.

Dans ce document, j’ai utilisé la première option - le compte d’inventaire appartenant au fournisseur. J’ai créé des articles en stock avec le même compte d’inventaire - donc lorsque nous recevons un article, la transaction crée un débit et un crédit dans le même compte et aucune valeur ne s’accumule dans l’entrepôt du fournisseur. J’aurais également pu créer un segment de sous-compte pour le suivi des fournisseurs si nécessaire.

La deuxième option de code de raison est légèrement plus facile à configurer car la plupart de mes articles d’inventaire existants dans les données de démonstration utilisent ce compte.

2. Entrez et libérez un reçu pour vos marchandises

Les éléments importants sur le reçu comprennent :

• Allez dans la succursale VENDOR pour recevoir les marchandises afin que rien n’apparaisse sur votre grand livre / livres.
• Confirmez la branche VENDOR.
• Confirmez l’entrepôt VENDORS (cet inventaire est défini par défaut sur cet entrepôt).
• Entrez l’emplacement du fournisseur auprès duquel vous recevez les marchandises.
• La saisie d’un coût est facultative, mais peut être utile pour la création de rapports.
• Sélectionnez le code raison en fonction de votre configuration à l’étape précédente

3. Après la libération de votre reçu, la transaction et l’inventaire suivants apparaissent:

4. Un rapport signé pourrait être créé et envoyé par courriel au fournisseur pour vérifier la réception des marchandises. Le rapport disponible actuel qui peut être exécuté à partir de l’écran de réception apparaît ci-dessous :

Étape 3 : Les marchandises expédiées par le fournisseur sont disponibles à la vente

1. Exécutez un rapport récapitulatif d’inventaire pour vérifier que les marchandises sont disponibles dans l’entrepôt du fournisseur.

La façon dont j’ai construit mes codes de raison, rien n’apparaît sur le bilan du grand livre DES FOURNISSEURS.

Étape 4 : Ventes d’articles en consignés

La vente d’articles en consignation est similaire au processus de vente standard.

1. Créez une commande client pour vendre les articles

• Vendre à partir de la succursale HQ
• L’entrepôt a été automatiquement affecté en tant que FOURNISSEURS car c’était la valeur par défaut pour mon article de consignation

2. Créez l’envoi, imprimez la liste de choix, emballez les articles

• Les articles sont ramassés dans l’entrepôt de consignation

3. Confirmer l’expédition, préparer la facture, libérer la facture - examiner les transactions financières

• Facture : débit Comptes débiteurs QG) | crédit Revenus des ventes (HQ)
• Stocks : débit Coût des biens vendus (HQ)| crédit Vendor Owned Inventory (VENDOR)
• Inter-entreprises (si activé): db Due From HQ | cr En raison du FOURNISSEUR
• Le bilan des fournisseurs résultant de cette série de transactions est le suivant :

Le dus de connexes (HQ) peut être effacé lorsque nous générons nos bons de commande.

Étape 5 : Créer un bon de commande (ou un rapport) pour le(s) fournisseur(s)

Créez un rapport pour le fournisseur qui signale la vente d’articles au cours de la période. Cela peut être utilisé pour créer la facture fournisseur ou le bon de commande fournisseur.

Le rapport Détails du compte fournira ces informations et peut facilement être exporté et importé en tant que BON DE COMMANDE.

Conclusion

Acumatica dispose d’une fonctionnalité intégrée pour gérer les scénarios d’inventaire consignés et le modèle commercial d’Acumatica répond aux besoins des sociétés de distribution qui travaillent avec les stocks consignés. L’architecture Web permet aux fournisseurs et aux clients d’être inclus facilement dans les processus métier à partir d’emplacements distants. Les prix illimités des utilisateurs rendent économique l’ajout de ces utilisateurs peu fréquents sans frais de licence supplémentaires.

Les scénarios discutés dans cet article et notre post la semaine dernière sont un échantillon de différents mécanismes potentiels pour la gestion des stocks consignés. L’ajout d’interfaces EDI et de la technologie RFID peut améliorer le niveau d’automatisation, de réapprovisionnement et de gestion des stocks.

Vous avez un scénario d’envoi unique? Contactez djohnson@acumatica.com avec les exigences pour voir si la solution peut être facilement adaptée à vos besoins.