AcumatiCares
Les petites entreprises sont l’épine dorsale de l’économie américaine, et le succès de ces organisations repose sur la sécurisation et le soutien d’une base de clients solide et de précieuses connexions avec les fournisseurs. Mais garder les clients et les fournisseurs heureux peut être un défi - et l’un des plus grands obstacles est la facturation.
Le processus de facturation est trop souvent complexe, et il l’est encore plus lorsqu’une entreprise prépare et paie les factures manuellement.
S’il s’agit de votre procédure opérationnelle standard, il est temps de considérer les nombreux avantages du traitement automatisé des factures.
Le traitement automatisé des factures (AIP) est une technologie qui utilise l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique (ML) pour automatiser les tâches manuelles impliquées dans le traitement des factures. Cela peut inclure des tâches telles que l’extraction de données, la validation, la correspondance et l’approbation.
Aujourd’hui, nous allons discuter de la façon dont vous pouvez automatiser vos procédures de facturation et pourquoi l’adoption d’une telle automatisation est si importante pour votre entreprise.
Modernisation de votre service financier avec le traitement automatisé des factures
La modernisation de votre service financier pour inclure le traitement automatisé des factures commence par la mise en œuvre de la bonne technologie, et une solution de planification des ressources d’entreprise (ERP) est un choix judicieux.
Avec une solution ERP, les données à l’échelle de l’entreprise entrent et sortent d’une base de données centralisée, et ces informations mises à jour et synchronisées sont disponibles en temps réel pour chaque membre de votre équipe. La bonne solution ERP devrait également fournir un traitement automatisé des factures en tant que fonctionnalité intégrée dans son application financière.
Cette capacité vous permettra, à vous et à votre équipe financière, de vous débarrasser des procédures de facturation papier et manuelles, qui entraînent souvent des erreurs humaines, des retards, des relations tendues avec les fournisseurs, des problèmes de trésorerie, etc. L’automatisation des factures vous permet d’échanger ces problèmes contre des avantages puissants et améliorant l’entreprise, notamment :
1. Une plus grande visibilité et précision.
Avec une solution ERP complète, vous aurez une ligne de visée directe dans votre processus de facturation. Vous saurez :
- Combien de factures sont envoyées et reçues.
- Combien de clients contestent vos factures et combien de factures de fournisseur vous contestez.
- Quels clients paient ou ne paient pas leurs factures et quelles factures vous avez ou n’avez pas payées.
Une telle visibilité diminue les erreurs et vous permet de suivre avec précision et facilité les achats et les revenus d’une seule solution.
2. Économisé du temps et de l’argent.
Le traitement manuel des factures est une tâche qui prend beaucoup de temps et d’employés. De nombreuses mesures doivent être prises, y compris la collecte de données, la vérification des informations sur la facture, l’obtention des approbations, l’acheminement des paiements au fournisseur approprié et / ou la réception des paiements d’un fournisseur, et la déclaration des paiements à des fins de vérification.
Les flux de travail automatisés des comptes fournisseurs (AP) et des comptes clients (RA) d’une solution ERP (Enterprise Resource Planning) réduisent l’intervention humaine. Ainsi, ils augmentent la productivité et l’efficacité à mesure que les membres de l’équipe déplacent leur attention de la collecte et du paiement de l’argent à travailler sur la fabrication.
3. Stockage centralisé des données et des documents
Une solution ERP extrait des informations de l’ensemble de l’organisation et les stocke dans une base de données. Les membres de votre équipe n’auront plus besoin d’accéder à des applications distinctes pour recueillir ou entrer des informations pertinentes. Au lieu de cela, vous aurez un tableau de bord unique et intuitif à partir duquel vous pourrez glaner et partager des données rapidement et facilement.
4. Cycles de traitement et de paiement raccourcis
Grâce à une automatisation puissante grâce au bon système ERP, le temps de traitement des factures peut être réduit d’heures ou de jours à quelques secondes. Avoir des cycles de traitement et de paiement raccourcis signifie que vous obtenez des factures précises à vos clients plus rapidement, ce qui devrait se traduire par des paiements plus rapides. Et payer vos propres factures plus rapidement vous aidera à établir des relations plus solides avec vos fournisseurs.
Comment nous pouvons vous aider
Le traitement automatisé des factures est une caractéristique essentielle pour les entreprises d’aujourd’hui, et les entreprises à la recherche de cette capacité doivent se poser une question importante: quelle solution ERP offre les meilleurs résultats? Nous pensons que la réponse est Acumatica.
Acumatica est une solution ERP cloud complète et primée qui offre aux petites et moyennes entreprises comme la vôtre le logiciel de gestion financière dont elles ont besoin pour prospérer dans n’importe quel secteur. En plus du traitement automatisé des factures, des informations en temps réel, des clôtures rapides de fin de mois et une aide continue à la conformité réglementaire, Acumatica fournit:
- Une source unique de vérité à l’échelle de l’entreprise.
- Des rapports puissants, à la fois prêt à l'emploi et personnalisables.
- Accès mobile 24/7 pour faciliter la collaboration à distance.
- Utilisateurs illimités, donc tout le monde a les données dont ils ont besoin quand ils en ont besoin sans frais supplémentaires.
- Capacités internationales, y compris les fonctionnalités multidevises.
Le traitement automatisé des factures d’Acumatica, alimenté par l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique (ML), permet à nos clients d’économiser des heures de travail et de l’argent. Par exemple, cela a aidé FSC Lighting réduire le temps de facturation de jusqu’à cinq jours à seulement 20 minutes.
Chad Treadwell, vice-président des opérations chez FSC Lighting, dit :
Maintenant, [nos documents sont] automatiquement faits chaque jour. Acumatica nous a apporté tellement plus de contrôle sur notre entreprise. Il y avait des moments avant où les factures étaient manquées [tout à fait] et cela ne se produit tout simplement plus.
Et pour Yuri Durovskikh, responsable informatique chez Oil Field Services International (OFSi), le traitement automatisé des factures d’Acumatica était une nécessité absolue.
[Avant Acumatica], la facturation était basée sur des ordres de travail manuels sur papier et des copies conformes. Si nous facturions un client, il était extrêmement difficile et fastidieux de récupérer tous les documents liés à cette commande. Le processus de vente manquait également de transparence car la facturation se faisait après coup sans que les commandes client ne soient créées. Pire encore, le processus de facturation des services sur le terrain était sur papier et expédié au bureau principal, et ce n’est qu’alors que la facture a été créée et envoyée au client.
Avec Acumatica, OFSi a réduit son temps de facturation de 21 jours au même jour. Durovskikh déclare: « Maintenant, nous pouvons analyser à quel point les paiements des clients sont en retard, qui est le plus gros client à tout moment et combien nous avons en stock. Nous n’avions pas cette information auparavant.
