Simplifiez vos opérations financières grâce au traitement automatisé des factures

Le traitement automatisé des factures (AIP) est une technologie qui utilise l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique (ML) pour automatiser les tâches manuelles impliquées dans le traitement des factures. Cela peut inclure des tâches telles que l’extraction de données, la validation, la correspondance et l’approbation.

Qu’est-ce que le traitement automatisé des factures?

Les petites entreprises sont la colonne vertébrale de l’économie américaine, et le succès de ces organisations repose sur la sécurisation et le soutien d’une clientèle solide et de liens précieux avec des fournisseurs. Mais garder clients et fournisseurs satisfaits peut être un défi, et l’un des plus grands obstacles est la facturation.

Un logiciel automatisé de traitement des factures modernise ce flux de travail. Au lieu qu’un employé tape manuellement des données à partir d’un document PDF ou papier dans un système, le logiciel capture la facture, lit les données à l’aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de l’IA, puis les fait passer dans le flux de travail d’approbation.

Cette technologie est essentielle pour moderniser les départements financiers. Cela permet aux équipes de déplacer leur focus de la saisie répétitive de données vers des initiatives stratégiques de croissance.

Comment fonctionne le traitement des factures ERP?

Lorsqu’elle est intégrée à un système de planification des ressources d’entreprise (ERP), la facturation automatisée devient encore plus puissante. Une solution ERP centralise les données à l’échelle de l’entreprise, assurant que des informations mises à jour et synchronisées sont disponibles en temps réel pour chaque membre de votre équipe.

Voici comment le processus fonctionne généralement :

1. Capture : Le système reçoit les factures par courriel, numérisation ou portail.
2. Extraction : L’IA et le ML extraient les données clés (date, montant, fournisseur, lignes).
3. Validation : Le système compare la facture aux bons d’achat et aux reçus (correspondance à trois).
4. Approbation : Les factures validées sont automatiquement acheminées pour approbation selon vos règles.
5. Paiement : Une fois approuvé, le paiement est planifié ou exécuté.

Principaux avantages du traitement automatisé des factures

Passer à un logiciel automatisé de traitement des factures vous permet d’échanger les maux de tête manuels contre de puissants avantages d’affaires.

1. Une plus grande visibilité et précision.

Avec une solution ERP complète, vous aurez une ligne de visée directe dans votre processus de facturation. Vous saurez :

• Combien de factures sont envoyées et reçues.
• Combien de clients contestent vos factures et combien de factures de fournisseur vous contestez.
• Quels clients paient ou ne paient pas leurs factures et quelles factures vous avez ou n’avez pas payées.

Une telle visibilité diminue les erreurs et vous permet de suivre avec précision et facilité les achats et les revenus d’une seule solution.

2. Économisé du temps et de l’argent.

Traiter manuellement les factures est une tâche intensive et chronophage pour les employés. De nombreuses étapes doivent être prises, notamment la collecte de données, la vérification des informations sur la facture, l’obtention des approbations, l’acheminement des paiements vers le fournisseur approprié et/ou la réception des paiements d’un fournisseur, ainsi que le rapport des paiements à des fins d’audit.

Les flux de travail automatisés des comptes fournisseurs (AP) et des comptes clients (RA) d’une solution ERP (Enterprise Resource Planning) réduisent l’intervention humaine. Ainsi, ils augmentent la productivité et l’efficacité à mesure que les membres de l’équipe déplacent leur attention de la collecte et du paiement de l’argent à travailler sur la fabrication.

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3. Stockage centralisé des données et des documents

Une solution ERP extrait des informations de l’ensemble de l’organisation et les stocke dans une base de données. Les membres de votre équipe n’auront plus besoin d’accéder à des applications distinctes pour recueillir ou entrer des informations pertinentes. Au lieu de cela, vous aurez un tableau de bord unique et intuitif à partir duquel vous pourrez glaner et partager des données rapidement et facilement.

4. Cycles de traitement et de paiement raccourcis

Grâce à une automatisation puissante grâce au bon système ERP, le temps de traitement des factures peut être réduit d’heures ou de jours à quelques secondes. Avoir des cycles de traitement et de paiement raccourcis signifie que vous obtenez des factures précises à vos clients plus rapidement, ce qui devrait se traduire par des paiements plus rapides. Et payer vos propres factures plus rapidement vous aidera à établir des relations plus solides avec vos fournisseurs.

Succès dans le monde réel avec Acumatica

Le traitement automatisé des factures est une fonctionnalité essentielle pour les entreprises d’aujourd’hui, et les entreprises qui recherchent cette capacité doivent se poser une question importante : quelle solution ERP offre les meilleurs résultats? Nous croyons que la réponse est Acumatica.

Acumatica est une solution ERP cloud complète et primée qui offre aux petites et moyennes entreprises comme la vôtre le logiciel de gestion financière dont elles ont besoin pour prospérer dans n’importe quel secteur. En plus du traitement automatisé des factures, des analyses en temps réel, des clôtures rapides de fin de mois et une aide continue à la conformité réglementaire, Acumatica offre :

• Une source unique de vérité à l’échelle de l’entreprise.
• Des rapports puissants, à la fois prêt à l'emploi et personnalisables.
• Accès mobile 24/7 pour faciliter la collaboration à distance.
• Utilisateurs illimités, donc tout le monde a les données dont ils ont besoin quand ils en ont besoin sans frais supplémentaires.
• Capacités internationales, y compris les fonctionnalités multidevises.

Le traitement automatisé des factures d’Acumatica, alimenté par l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique (ML), permet à nos clients d’économiser des heures de travail et de l’argent. Par exemple, cela a aidé FSC Lighting réduire le temps de facturation de jusqu’à cinq jours à seulement 20 minutes.

Chad Treadwell, vice-président des opérations chez FSC Lighting, dit :

Maintenant, [nos documents sont] automatiquement faits chaque jour. Acumatica nous a apporté tellement plus de contrôle sur notre entreprise. Il y avait des moments avant où les factures étaient manquées [tout à fait] et cela ne se produit tout simplement plus.

Et pour Yuri Durovskikh, responsable informatique chez Oil Field Services International (OFSi), le traitement automatisé des factures d’Acumatica était une nécessité absolue.

[Avant Acumatica], la facturation était basée sur des ordres de travail manuels sur papier et des copies conformes. Si nous facturions un client, il était extrêmement difficile et fastidieux de récupérer tous les documents liés à cette commande. Le processus de vente manquait également de transparence car la facturation se faisait après coup sans que les commandes client ne soient créées. Pire encore, le processus de facturation des services sur le terrain était sur papier et expédié au bureau principal, et ce n’est qu’alors que la facture a été créée et envoyée au client.

Avec Acumatica, OFSi a réduit son temps de facturation de 21 jours au même jour. Durovskikh déclare: « Maintenant, nous pouvons analyser à quel point les paiements des clients sont en retard, qui est le plus gros client à tout moment et combien nous avons en stock. Nous n’avions pas cette information auparavant.

Foire aux questions

Q : Quelle est la différence entre le traitement manuel et automatisé des factures?
R : Le traitement manuel dépend des humains pour entrer les données, vérifier les erreurs et acheminer physiquement les documents pour approbation. Le traitement automatisé des factures utilise des logiciels pour capturer les données, les valider par rapport aux enregistrements et les acheminer instantanément pour approbation sans intervention humaine.

Q : Le traitement automatisé des factures s’intègre-t-il aux systèmes ERP?
R : Oui, les logiciels automatisés de traitement des factures de premier ordre sont conçus pour s’intégrer parfaitement aux systèmes ERP. Cette intégration garantit que les données circulent automatiquement entre vos modules de finances, de ventes et d’inventaire pour une « source unique de vérité ».

Q : Combien de temps la facturation automatisée peut-elle faire gagner à une entreprise?
R : L’automatisation peut réduire considérablement le temps de traitement, transformant souvent des jours de travail en minutes. Par exemple, les clients d’Acumatica ont rapporté avoir réduit leur cycle de facturation de 21 jours à un seul jour.

Q : Comment l’automatisation du traitement des factures contribue-t-elle à la conformité, à la préparation à l’audit et à la réduction des risques?
R : L’automatisation réduit les erreurs, crée une piste d’audit numérique sécurisée, applique les vérifications de conformité et rend la préparation à l’audit beaucoup plus simple et rapide.

Q : Quelles capacités clés devriez-vous évaluer lors du choix d’une solution automatisée de traitement des factures?
R : Recherchez une intégration ERP fluide, un OCR/IA avancé pour une capture précise des données, et une évolutivité pour soutenir la croissance de votre entreprise. Priorisez une interface intuitive et conviviale ainsi que des fonctionnalités de rapports robustes pour une visibilité sur les dépenses et la performance. Ces capacités assurent l’efficacité, la précision et des informations exploitables.