AcumatiCares
Chaque petite et moyenne entreprise (PME) est unique. Qui vous êtes, ce que vous produisez et la façon dont vous vendez vos biens et services vous distinguent. Cependant, toutes les entreprises partagent un défi commun : gérer efficacement les processus des comptes débiteurs (RA : vos flux de trésorerie et combien d’argent vous est dû) et des comptes créditeurs (AP : combien d’argent vous versez).
La façon dont vous gérez bien ou pas si bien vos responsabilités comptables pourrait être une situation de faire ou de casser. Comme le souligne Donna Fuscaldo de Business News Daily, « Rester au top de vos comptes créditeurs et comptes clients est essentiel à la santé de votre entreprise.... Ils vous aident à éviter des dépenses imprévues qui pourraient même jeter le meilleur budget hors cours. »
Alors, quelle est la meilleure façon d’atteindre le succès de la comptabilité AP et AR ? Investir dans une solution moderne de planification des ressources d’entreprise (ERP) avec des fonctionnalités intégrées d’AP et de RA. Comme je l’ai partagé dans un blog récent, de solides capacités financières ERP offrent un certain nombre d’avantages, notamment :
- Amélioration de l’efficacité grâce à l’automatisation pilotée par l’ERP.
- Visibilité complète sur tous les flux de travail AP et AR.
- Tenue uniforme de dossiers pour les pistes de vérification.
- Sécurité d’entreprise basée sur le cloud.
- De meilleures relations avec les fournisseurs et les fournisseurs.
Ces cinq avantages garantissent que les membres de votre équipe sont plus précis, réduisant ainsi les erreurs de saisie de données, les retouches et l’insatisfaction des parties prenantes, et augmentent leur productivité, ce qui leur permet de passer moins de temps à saisir des documents et plus de temps à effectuer des tâches de plus grande valeur. Avec tout cela à l’esprit, examinons cinq des capacités financières ERP les plus vitales mais souvent sous-estimées qui peuvent rendre vos tâches de comptabilité et de gestion financière les plus difficiles un jeu d’enfant.
5 Capacités financières ERP pour les PME
- Paiements multifourniss fournisseurs transparents
En tant que PME, vous concluez probablement des contrats avec plusieurs fournisseurs, et ils, comme vous, s’attendent à un paiement en temps opportun pour les produits et services. Mais couper les chèques, planifier les virements télégraphiques et fournir des cartes de crédit à des fournisseurs individuels prend beaucoup de temps et de main-d’œuvre et est souvent compliqué par des erreurs humaines évitables. Avec les fonctionnalités de comptes fournisseurs ERP, vous pouvez facilement configurer des paiements simultanés pour plusieurs fournisseurs, en automatisant le processus de paiement en quelques clics et en créant une expérience transparente pour tout le monde. De plus, vous pouvez utiliser l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique (ML) pour importer les factures des fournisseurs et vous guider intelligemment tout au long du processus d’approbation.
- Simplification des processus d’approbation et suivi intelligent des dates d’échéance
Une solution ERP moderne lève le fardeau du suivi des dates d’échéance des paiements (les vôtres ou vos clients) manuellement ou avec une technologie déconnectée et obsolète. Il fournit des rapports de vieillissement AP et AR qui fournissent des informations sur les soldes impayés totaux et les comptes en souffrance, vous aidant à effectuer des paiements à temps et à tirer parti des remises potentielles des fournisseurs ainsi qu’à vous assurer que vous êtes payé à temps et en totalité.
L’approbation des factures AP et AR est une tâche en plusieurs étapes. L’AP consiste à concilier les factures des fournisseurs et les bons d'achat, à envoyer des factures pour examen et approbation, à payer les fournisseurs et à rapprocher les transactions bancaires. La RA consiste à générer des factures, à envoyer des relevés, à percevoir les paiements, à gérer les défauts de paiement et à vérifier les soldes.
Lorsqu’elle est gérée manuellement, la facturation AP et AR est un processus lent et fastidieux qui nécessite plusieurs employés, e-mails et feuilles de calcul - sans parler peut-être d’autres traces papier - mais, lorsqu’il est géré par un système ERP pour les finances et la comptabilité, il devient rationalisé et efficace. La solution ERP approuve automatiquement les paiements ou suit un processus d’approbation prédéterminé.
Pour AP, vous pouvez désigner des méthodes de paiement spécifiques, ce qui réduit le nombre de personnes impliquées et empêche les retards. Et pour la RA, vous pouvez rester au courant des défauts de paiement et maximiser l’argent entrant via des lettres de relance, des capacités de radiation et des conditions financières.
Les capacités de gestion financière et de comptabilité de l’ERP offrent également des informations que vous pouvez utiliser pour analyser vos besoins en matière d’AP et de RA, les performances de vos fournisseurs et vos besoins de trésorerie.
- Gestion complète des flux de trésorerie
Les flux de trésorerie sont essentiels pour couvrir les dépenses et faire croître votre entreprise. Pour le gérer efficacement, investissez dans une solution ERP qui vous aidera à suivre tous vos besoins dans une solution centralisée avec de puissantes fonctionnalités de gestion de trésorerie . Vous devriez être en mesure de :
- Utilisez des données en temps quasi réel ainsi que les encaissements et les paiements à venir pour obtenir une image complète de votre position de trésorerie actuelle.
- Automatisez les paiements aux fournisseurs pour optimiser les remises de fonds et vos soldes de trésorerie.
- Obtenez des informations en centralisant les rapports et en effectuant des explorations entre les départements, les entreprises et les succursales.
- Rapprocher les soldes bancaires avec les téléchargements bancaires automatisés et la correspondance des transactions.
- Amélioration du suivi et de la communication
Pour être efficaces, vos équipes ar et AP doivent être en mesure d’accéder à des données précises et de communiquer rapidement, ce qui signifie qu’elles n’ont pas le temps d’exporter des informations d’un système à un autre ou d’utiliser des feuilles de calcul qui peuvent conduire à des données inexactes et anciennes ainsi qu’à des erreurs et à la confusion.
Les fonctionnalités de RA et d’AP intégrées dans une solution ERP vous fournissent, à vous et aux membres de votre équipe, des informations à jour (par exemple, l’état des paiements (à venir ou à venir), les données des clients et les litiges de paiement) dans un seul emplacement centralisé, permettant une collaboration active entre les membres de l’équipe et facilitant le suivi des paiements et la gestion des problèmes.
- Surveillance proactive de l’augmentation des coûts
Une solution ERP avec des capacités intégrées d’AP et de RA peut signaler et surveiller l’augmentation des coûts, afin que vous puissiez gérer de manière proactive votre flux de trésorerie en fonction de données précises en temps réel. Au lieu de générer un budget basé sur des intuitions, vous aurez des prévisions précises et pouvez réduire les risques.
Application des capacités financières de l’ERP dans la vie réelle
Alors, comment les capacités financières ERP peuvent-elles s’appliquer à votre entreprise réelle ? Clive Coffee est un excellent exemple.
Clive Coffee est un chef de file sur le marché des expresso pour la maison de luxe, vendant de l’équipement et des accessoires - et offrant des conseils d’experts gratuits - aux buveurs de café avides. Clive Coffee conçoit également des services d’abonnement personnalisés au café et dispose d’une école de café pour aider les consommateurs ordinaires à devenir des baristas à domicile.
Pendant la pandémie, Clive Coffee a fermé ses magasins physiques et s’est concentré uniquement sur les ventes en ligne. Dit Amanda Datte, Clive Coffee, « Beaucoup de choses ont changé pour Clive en 2020. Avant, nous avions une salle d’exposition et des ventes en personne. Mais maintenant que tout le monde travaille à domicile et veut du café, nous sommes maintenant 100% en ligne, et notre entreprise a vraiment décollé.
Malheureusement, l' Clive Coffee l’enthousiasme de l’équipe face à son succès retentissant a été étouffé par l’inefficacité de ses systèmes de gestion d’entreprise déconnectés, y compris QuickBooks et d’autres logiciels d’inventaire, de commande et de commerce électronique.
« Nous grandissions si vite, et nous n’avons jamais eu l’impression d’être rattrapés. Dès que nous avons terminé un mois, obtenu tous les détails alignés, les a obtenu dans QuickBooks, et a obtenu notre bilan à jour, un autre mois avait déjà passé. C’était juste un environnement stressant », dit Datte.
Pour soulager la douleur de fonctionner avec plusieurs systèmes cloisonnés, l’équipe a décidé de rechercher une solution centralisée. Après avoir comparé un certain nombre d’options ERP, y compris SAP, Oracle NetSuite et Acumatica, Clive Coffee a déterminé qu’il n’y en avait qu’un seul qui fonctionnait.
« Nous avons trouvé une taille parfaite pour nous en termes de coût et de flexibilité, qui était Acumatica », explique Datte. « Dès que nous avons vu des démos d’Acumatica et entendu tout sur la façon dont il pourrait être polyvalent, il était difficile de continuer à regarder quoi que ce soit d’autre. Nous savions qu’Acumatica était une solution avec laquelle nous pouvions grandir. Nous savions que cela n’allait pas nous limiter à ce que nous pouvions faire. Il y a beaucoup de possibilités pour Clive et comment nous voulons continuer à nous développer.
Clive Coffee a mis en œuvre Acumatica en six mois, et l’équipe bénéficie désormais de rapports financiers instantanés, précis et automatisés et d’un cycle de clôture de fin de mois plus court. M. Datte déclare : « Je peux regarder n’importe quand dans le temps pour voir : « Sommes-nous en train de respecter nos prévisions ? Et avons-nous la bonne infrastructure pour continuer à stabiliser cette croissance ?
Elle ajoute : « Avec tout ce qui est intégré, nos factures se remplissent désormais directement dans nos revenus et sur notre P &L, et les dirigeants peuvent extraire des informations à tout moment. Ils peuvent voir à quel point nous sommes rentables ce mois-ci. Ils peuvent voir ce que nous achetons. Ils peuvent avoir de nombreuses réponses à de nombreuses questions à tout moment.
En savoir plus sur les capacités financières ERP d’Acumatica
Pour plus d’informations sur la façon dont votre entreprise, comme Clive Coffee, peut bénéficier des capacités financières ERP d’Acumatica, contactez nos experts dès aujourd’hui.
Comme le dit Datte : « Le monde est votre huître en termes de possibilités d’efficacité et d’opérations transparentes. Nous avons l’impression d’être prêts en utilisant Acumatica pour tout ce que le marché a à offrir. Ce sera une grande partie de notre entreprise maintenant et à l’avenir, et nous sommes très heureux de continuer à le faire croître.
