Développer une entreprise avec un logiciel évolutif

Introduction

Faire croître une entreprise nécessite une concentration concentrée, une planification stratégique et le bon logiciel de gestion d’entreprise pour soutenir une complexité croissante. En intégrant la finance, les ressources humaines et les opérations, les logiciels modernes évitent les silos de données et s’adaptent parfaitement à votre entreprise.

Cultiver son propre jardin de fleurs est un passe-temps populaire qui nécessite une concentration concentrée, beaucoup de soleil et d’eau, et des soins continus pour s’assurer qu’il fleurit à son plein potentiel. La croissance de votre entreprise a des exigences similaires, mais, contrairement à un jardin de fleurs, ce n’est pas seulement un passe-temps amusant; c’est ainsi que des millions de propriétaires et d’employés gagnent leur vie.

Les petites entreprises sont considérées comme l’épine dorsale de l’économie américaine pour de bonnes raisons. Selon la Chambre de commerce des États-Unis, il y a 33,2 millions de petites entreprises dans le pays, ce qui représente 99,9% de toutes les entreprises américaines et emploie 45,9% de la main-d’œuvre.

Ces petites entreprises évoluent dans un paysage très concurrentiel et complexe, et beaucoup d’entre elles croient que le simple fait d’ajouter des mains supplémentaires peut les aider à prendre de l’expansion. Mais l’augmentation des effectifs ne garantira pas à elle seule une croissance réussie et continue. En fait, si vous gérez votre entreprise sur des systèmes logiciels déconnectés qui créent des silos de données et entravent la communication, l’ajout d’employés exercera une pression supplémentaire sur ces systèmes. Ce dont ces entreprises ont vraiment besoin, c’est d’un logiciel de gestion de petites entreprises capable de supporter leur complexité croissante sans ralentir leur élan.

Les logiciels de gestion d’entreprise modernes regroupent des fonctions clés telles que les finances, les RH, les ventes et les opérations. Cela aide les dirigeants à prendre des décisions intelligentes à l’aide de données en temps réel. Aujourd’hui, nous allons explorer brièvement les cinq étapes de la croissance de l’entreprise, définir un logiciel de gestion d’entreprise et examiner comment le bon système favorise le succès retentissant de l’entreprise.

Qu’est-ce que les logiciels de gestion d’entreprise?

Le logiciel de gestion d’entreprise est un système qui aide les entreprises à gérer les opérations quotidiennes, les données, les flux de travail et les rapports entre les départements. Au lieu de garder les finances, les ventes, l’inventaire, les achats, les projets et l’information client dans des outils séparés, les logiciels de gestion d’entreprise regroupent ces fonctions.

Pour les petites entreprises, cela compte parce que la croissance crée de la complexité. Une entreprise de dix employés peut survivre avec un logiciel comptable de base et des tableurs. Une entreprise avec plusieurs emplacements, un volume de commandes plus important, plus d’employés et des attentes clients plus strictes a besoin d’un meilleur contrôle.

Les logiciels de gestion d’entreprise peuvent aider les petites entreprises à gérer :

• Finances et comptabilité
• Relations avec les clients
• Commandes de vente
• Achats
• Inventaire
• Projets
• Établissement de rapports
• Flux de travail des employés
• Conformité
• Opérations
• Tableaux de bord et intelligence d’affaires

L’avantage pratique est simple : les gens arrêtent de courir après l’information et commencent à l’utiliser.

Les 5 étapes de la croissance de l’entreprise

Les cinq étapes de la croissance de l’entreprise sont l’existence, la survie, le succès, le décollage et la maturité des ressources. Ce cadre aide les propriétaires à anticiper les défis et à mettre en place le bon logiciel de gestion d’entreprise au bon moment.

Au fur et à mesure que les petites entreprises se développent, elles passent par plusieurs étapes. En 1983, Neil C. Churchill, professeur et chef de file en innovation et en entrepreneuriat, et Virginia L. Lewis, associée de recherche principale à l’Institut Caruth de la Southern Methodist University, ont présenté les cinq étapes de la croissance des petites entreprises. Ce cadre a été conçu pour aider les propriétaires et les gestionnaires de petites entreprises à évaluer et à résoudre les défis, à anticiper les exigences clés à différents stades de croissance, à évaluer l’incidence des exigences réglementaires sur leur organisation et à diagnostiquer les problèmes propres aux petites entreprises. Voici un aperçu de chaque étape.

Étape I : Existence

L’étape de l’existence est l’étape de démarrage. Le propriétaire, qui fournit la vision, le plan et l’argent, porte tous les chapeaux, y compris celui de superviseur de tous les employés. Churchill et Lewis le décrivent comme la phase où la stratégie consiste à « rester en vie », en travaillant dur pour attirer des clients et avoir suffisamment de liquidités pour rester à flot avec un minimum ou pas de systèmes en place pour soutenir ces efforts.

Stade II : Survie

L’étape de survie est destinée aux entreprises qui dépassent l’étape du démarrage. Churchill et Lewis écrivent qu’une entreprise Survival Stage « a suffisamment de clients et les satisfait suffisamment avec ses produits ou services pour les garder ». Bien que l’organisation soit encore simple sur le plan opérationnel (p. ex., employés et superviseurs limités, propriétaire toujours très actif), la croissance se produit si l’entreprise peut gérer ses flux de trésorerie avec un développement limité des systèmes.

Étape III : Succès

Les entreprises qui atteignent le stade du succès se retrouvent dans un dilemme. Passent-ils à un modèle d’entretien, en s’efforçant de maintenir l’entreprise à son niveau prospère et rentable afin que le propriétaire puisse se « désengager » pour poursuivre d’autres intérêts? Ou devraient-ils réinvestir les ressources de l’entreprise pour croître encore plus? Quelle que soit la décision prise, un travail considérable (principalement sous forme de budget) et une planification stratégique sont nécessaires.

Étape IV : Décollage

À l’étape du décollage, l’objectif est de croître rapidement et de financer cette croissance. L’entreprise se décentralise alors que le propriétaire abdique certains contrôles et délègue des responsabilités à des gestionnaires clés. Des systèmes de gestion d’entreprise plus raffinés et plus étendus sont mis en œuvre, et les gestionnaires s’appliquent à la planification opérationnelle et stratégique.

Étape V : Maturité des ressources

Enfin, Churchill et Lewis déclarent que les entreprises à l’étape de la maturité des ressources sont « arrivées », mais qu’il y a encore deux préoccupations majeures : « premièrement, consolider et contrôler les gains financiers apportés par la croissance rapide et, deuxièmement, conserver les avantages de la petite taille, y compris la souplesse de réponse et l’esprit d’entreprise ». Ces entreprises sont maintenant dirigées par une équipe (pas uniquement dirigée par le propriétaire); les finances permettent une planification détaillée; et les systèmes sont « étendus et bien développés ».

La pertinence des logiciels de gestion d’entreprise

Les logiciels de gestion d’entreprise regroupent toutes les opérations commerciales en un seul pôle technologique central, fournissant une source unique de vérité en temps réel sur les données. Cela empêche les entreprises de revenir à des stades de croissance antérieures lorsqu’elles sont confrontées à des problèmes de trésorerie ou à des conditions de marché changeantes.

Selon Churchill et Lewis, les entreprises peuvent revenir aux stades de croissance précédents si des conditions se réunissent qui arrêtent leur élan vers l’avant, comme des problèmes de trésorerie, une incapacité à s’adapter à des circonstances changeantes et d’autres conditions difficiles. Donc, parce que la croissance d’une entreprise est compliquée, quelle que soit l’étape à laquelle vous vous trouvez, il est important d’établir des plans et de mettre en œuvre des stratégies et des outils fiables pour vous préparer à ces défis dès le départ. De cette façon, lorsque votre entreprise atteindra ces défis, ils ne sembleront pas intimidants et vous serez en mesure de les surmonter facilement.

À cette fin, les logiciels de gestion d’entreprise complets sont les outils les plus critiques à explorer. Ces solutions regroupent toutes vos opérations commerciales en un seul centre technologique central, fournissant une source unique de vérité sur les données en temps réel. Ils facilitent la collaboration entre les équipes et les parties prenantes, améliorent service à la clientèle, rationaliser la conformité réglementaire, automatiser les tâches financières et opérationnelles fastidieuses, et bien plus encore. Mais il existe de nombreux systèmes de gestion d’entreprise sur le marché, alors examinons les étapes clés pour choisir la solution qui vous convient le mieux.

Comment choisir un logiciel de gestion d’entreprise pour une entreprise en croissance

Le choix d’un logiciel de gestion d’entreprise devrait commencer par le problème d’affaires, pas par la démo du produit.

Avant d’évaluer les fournisseurs, répondez à ces questions :

• Quels processus ralentissent la croissance?
• Où les employés utilisent-ils des tableurs parce que le système ne peut pas gérer le travail?
• Quels rapports prennent trop de temps à produire?
• Quelles équipes ne font pas confiance aux données?
• Quels problèmes d’expérience client sont causés par des problèmes internes du système?
• Quelles applications doivent s’intégrer au nouveau système?
• Quelles exigences industrielles le logiciel doit-il supporter?
• Combien d’utilisateurs ont besoin d’y accéder maintenant et plus tard?
• Quelles sont les exigences en matière de sécurité, de conformité et de déploiement?
• À quoi ressemblera l’entreprise dans trois à cinq ans?

Une solide solution ERP infonuagique devrait pouvoir croître avec l’entreprise. Cherchez des options de déploiement flexibles, des prix clairs, de la convivialité, des capacités d’intégration, des fonctionnalités sectorielles, de la sécurité, des rapports, de l’automatisation et un fournisseur qui investit dans l’innovation produit.

Méfiez-vous des logiciels qui semblent abordables jusqu’à ce que chaque nouvel utilisateur, module, intégration ou changement de contrat devienne une négociation. Les entreprises en croissance ont besoin de prix qu’elles peuvent comprendre.

Signe que votre petite entreprise a dépassé les logiciels de comptabilité de base

Beaucoup de petites entreprises commencent avec des logiciels de comptabilité d’entrée de gamme. C’est correct. L’erreur, c’est d’y rester après que l’entreprise ait clairement dépassé sa taille.

Parmi les signes qu’il pourrait être temps de passer à l’ERP en nuage, on retrouve :

• Les équipes s’appuient sur des feuilles de calcul pour compléter les processus de base.
• Les rapports prennent des jours voire des semaines à préparer.
• Les chiffres d’inventaire, de ventes et de financement ne correspondent pas.
• Les employés entrent les mêmes données dans plusieurs systèmes.
• Les dirigeants ne peuvent pas voir la performance financière en temps réel.
• L’entreprise compte plusieurs entités, emplacements ou devises.
• Le service à la clientèle est ralenti par l’absence d’informations.
• Les approbations manuelles retardent les commandes, les factures ou les achats.
• L’entreprise a besoin de capacités spécifiques à chaque secteur.
• La croissance, c’est rendre l’entreprise moins contrôlée, pas plus réussie.

Ce dernier signe est celui que les dirigeants ne devraient pas ignorer. La croissance doit créer de l’élan. Ça ne devrait pas donner l’impression que chaque mois est une urgence système.

Trouver et mettre en œuvre la meilleure solution ERP

Pour trouver la meilleure solution ERP infonuagique, identifiez vos points de douleur opérationnels, évaluez votre pile technologique actuelle et établissez un budget strict. Ensuite, choisissez une option de déploiement et vérifiez que le logiciel répond aux exigences spécifiques à votre secteur.

1. Suivez ces premières étapes

Avant de choisir le bon système ERP, vous devrez faire quelques premières étapes :

• Identifiez les points faibles :
  • Qu’est-ce qui freine votre entreprise? Où voyez-vous des processus inefficaces et qui font perdre du temps? Où ne parvenez-vous pas à obtenir les données et les informations dont vous avez besoin pour fonctionner?
• Examinez votre pile technologique actuelle :
  • Quelles sont les applications que vous utilisez actuellement et lesquelles doivent être supprimées? Si vous avez des applications que vous devez conserver, vous devrez vous assurer que le système ERP que vous choisissez offre des capacités d’intégration robustes avec ces applications, assurant une connectivité transparente dans votre pile technologique.
• Établissez un budget avant de commencer votre recherche :
  • Entrez dans le processus en sachant ce que vous êtes prêt et capable de dépenser. Pour éviter des frais supplémentaires inutiles (et souvent sans scrupules), choisissez un fournisseur de logiciels ERP qui est franc sur les prix dès le départ. Recherchez des licences d’utilisateurs illimités, où vous payez pour les ressources que vous utilisez, et non pour le nombre de personnes qui utilisent le système. De cette façon, le système évolue avec vous, et comme tous les employés peuvent accéder au système en fonction de leurs rôles et de vos protocoles de sécurité, ils disposent des données dont ils ont besoin pour faire leur travail, en temps réel. Au lieu d’être isolés par des silos de données, ils peuvent avoir une vue d’ensemble et travailler ensemble plus efficacement.
• Considérez Options d’hébergement et de déploiement:
  • Comment aimeriez-vous que votre solution soit déployée? Préférez-vous un déploiement infonuagique entièrement géré, où le fournisseur est responsable de l’hébergement, de la sécurisation, de la maintenance et de la mise à niveau des logiciels et du matériel? Ou choisiriez-vous un nuage privé entièrement sécurisé, où vos données sont hébergées dans un nuage entièrement dédié à votre entreprise? (Cette option est parfois choisie par les entreprises des industries réglementées, p. ex., les produits pharmaceutiques, les aliments et les cosmétiques, etc.)
• Pensez à votre Besoins propres à l’industrie:
  • Quelles exigences uniques avez-vous besoin de la solution pour combler? Par exemple, les entreprises de construction ont besoin d’outils de gestion de projet. Les fabricants ont besoin de soutien pour plusieurs méthodes de production. Les distributeurs ont besoin d’outils de gestion des stocks et des entrepôts. Les détaillants ont besoin de solutions de vente omnicanales. Et ainsi de suite. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité de base, vous avez peut-être déjà des applications spécifiques à l’industrie. Recherchez une solution ERP complète qui répondra à tous ces besoins de l’industrie dans un seul système. Encore une fois, si l’un des logiciels tiers que vous utilisez est essentiel à votre entreprise, la solution ERP doit également pouvoir s’intégrer de manière transparente à ce logiciel, le regroupant sous le même parapluie complet et unique.

Une fois que vous avez suivi ces étapes et que vous commencez votre recherche ERP, examinez les cotes de convivialité de chaque option pour voir ce que les clients du monde réel ont à dire à ce sujet. Vérifiez si les protocoles de sécurité du système sont transparents et de premier ordre. Évaluez la feuille de route du produit du fournisseur. Sont-ils axés sur l’innovation continue ou ne font-ils que marcher sur l’eau? Enfin, assurez-vous que le fournisseur que vous examinez sera un partenaire de votre entreprise, et non un prédateur.

« Les prédateurs sont axés sur le court terme et se concentrent sur le chéquier », explique le vice-président du marketing des produits d’Acumatica, David De Rego, en faisant référence à une étude de l’analyste Brian Sommer. « Ils tendent des pièges et utilisent des contrats volumineux et déroutants. Les partenaires s’engagent à entretenir une relation à long terme. Ils alignent leurs objectifs sur ceux des clients et améliorent continuellement leurs produits.

Dans l’ensemble, vous recherchez un fournisseur qui a fait ses preuves et qui axe sur le client et l’innovation.

2. Assurez-vous que les capacités du logiciel s’alignent sur les étapes de croissance

Les petites entreprises en croissance ont besoin d’un logiciel de gestion d’entreprise qui peut évoluer et s’adapter à la complexité accrue de chaque étape de croissance. Une solution ERP complète (par opposition à des logiciels autonomes et déconnectés) comprend des fonctionnalités avancées conçues pour soutenir les petites entreprises à chaque étape de leur croissance, de la gestion de trésorerie à l’automatisation des flux de travail.

Par exemple, si votre entreprise est en phase de survie, votre solution ERP doit avoir des outils de gestion de trésorerie qui aident à gérer les transactions quotidiennes, les soldes de trésorerie, les transferts de fonds et les rapprochements de comptes bancaires dans un système centralisé. Pour l’étape du succès, une solution ERP doit avoir des capacités d’automatisation du flux de travail qui garantissent que les membres de l’équipe se concentrent sur des activités améliorant l’entreprise plutôt que sur des tâches manuelles qui volent leur temps et leur énergie précieux. Et pour l’étape du décollage, l’intelligence d’affaires et l’analyse avancées avec l’IA sont essentielles, car elles fournissent aux entreprises les informations dont elles ont besoin pour prendre des décisions stratégiques axées sur les données qui les aideront à relever les défis liés à la croissance fulgurante.

Ces fonctionnalités et d’autres doivent être suffisamment avancées pour répondre à l’évolution des exigences, mais pas trop avancées pour que les gens ne puissent pas les utiliser facilement.

3. Réussir à mettre en œuvre la bonne solution et à gérer le changement

Après avoir trouvé la meilleure solution ERP pour votre entreprise, vous mettrez en œuvre le système avec l’aide du fournisseur ERP ou d’un partenaire de mise en œuvre ERP de confiance. Le processus de mise en œuvre varie selon la solution, mais les étapes standard comprennent :

• Obtenir l’adhésion de la direction, des TI et des employés afin que, lorsque le changement technologique se produira, les membres de l’équipe soient prêts et disposés à l’utiliser.
• Installation de la solution selon l’option d’hébergement choisie.
• Migration des données de l’ancien système vers le nouveau.
• Formation de tous les membres de l’équipe.
• Tester et valider le système ERP.
• La mise en ligne, qui peut être faite en une seule fois ou programmée en différentes phases. (Vous pouvez également utiliser l’ancien et le nouveau système ensemble pendant un certain temps, comme des roues d’entraînement pour vos processus d’affaires.)
• Rétroaction et améliorations continues, afin que vous puissiez faire des ajustements au fur et à mesure de votre croissance.

Croissance durable avec la bonne solution ERP

Les petites entreprises peuvent atteindre une croissance durable en mettant en place des solutions ERP cloud intuitives, abordables et innovantes comme Acumatica. Ces plateformes fournissent les outils, ressources et données nécessaires pour atteindre le stade de maturité des ressources.

Les petites entreprises peuvent s’attendre à atteindre des étapes spécifiques du parcours de croissance. S’ils mettent en œuvre un logiciel de gestion d’entreprise intuitif, abordable et innovant, comme Acumatica, ils auront les outils, les ressources et les données dont ils ont besoin pour atteindre facilement et avec succès leur stade de maturité des ressources.

Pour en savoir plus sur le passage à un nouveau logiciel évolutif, lisez notre LIVRE ÉLECTRONIQUE « Diriger le changement : réussir la transition d’un logiciel de comptabilité de base à un système ERP ».

Comment Acumatica soutient la croissance des entreprises

Acumatica Cloud ERP est conçu pour les petites et moyennes entreprises en croissance qui ont besoin de logiciels de gestion d’entreprise flexibles et évolutifs.

Acumatica relie les fonctions principales de l’entreprise telles que la gestion financière, GRC, la comptabilité de projet, la gestion des stocks, la gestion des commandes, le service sur le terrain, la construction, la distribution, la fabrication, la vente au détail, les rapports, les tableaux de bord et l’intelligence d’affaires. Les entreprises peuvent choisir leurs capacités en fonction de leurs besoins et s’étendre au fur et à mesure qu’elles grandissent.

Acumatica offre également des options de déploiement dans le cloud, des capacités d’intégration, des éditions industrielles et des licences illimitées pour les utilisateurs basées sur les ressources utilisées plutôt que sur la facturation par utilisateur. Ce modèle peut être précieux pour les entreprises en croissance qui souhaitent que plus d’employés accèdent au système sans limiter la visibilité pour contrôler les coûts logiciels.

Pour les leaders qui se demandent comment faire croître une petite entreprise, la réponse n’est pas « achetez de l’ERP et tout fonctionne ». Ce serait trop facile. La meilleure réponse est la suivante : construire les processus, la visibilité des données et la base technologique qui permettent à l’entreprise de gérer sa croissance sans perdre le contrôle.

L’ERP cloud fait partie de cette base.

FAQ : Faire croître une entreprise avec des logiciels de gestion d’entreprise

Quelle est la meilleure façon de faire croître une petite entreprise?

La meilleure façon de faire croître une petite entreprise est de combiner une forte demande client avec des processus répétables, une visibilité financière, des rapports clairs et des systèmes évolutifs. La croissance devient plus facile à gérer lorsque les équipes peuvent accéder à des données précises et travailler grâce à des logiciels de gestion d’entreprise connectés.

Comment un logiciel de gestion d’entreprise aide-t-il une entreprise à croître?

Les logiciels de gestion d’entreprise aident une entreprise à croître en reliant des fonctions clés telles que la finance, les ventes, les opérations, les stocks, les projets et les rapports. Il réduit le travail manuel, améliore la visibilité et aide les dirigeants à prendre des décisions en utilisant les données d’affaires actuelles.

Qu’est-ce que le ERP cloud?

L’ERP infonuagique est un logiciel de planification des ressources d’entreprise livré via le cloud. Il aide les entreprises à gérer les finances, les opérations, l’inventaire, les ventes, les projets, les rapports et d’autres processus clés dans un système connecté.

Quand une petite entreprise devrait-elle passer au ERP cloud?

Une petite entreprise devrait envisager l’ERP infonuagique lorsque les logiciels comptables de base, les feuilles de calcul ou les applications déconnectées ne peuvent plus soutenir la croissance. Les signes courants incluent la lenteur des rapports, la saisie de données en double, des problèmes d’inventaire, une visibilité financière limitée et des difficultés à gérer plusieurs emplacements ou entités.

L’ERP infonuagique est-il uniquement pour les grandes entreprises?

Non. L’ERP infonuagique peut soutenir les petites et moyennes entreprises qui ont besoin de systèmes évolutifs sans maintenir une infrastructure complexe sur site. De nombreuses entreprises en croissance utilisent le cloud ERP pour améliorer la visibilité, automatiser le travail et ajouter des capacités au fil du temps.

Que devraient rechercher les petites entreprises dans les logiciels de gestion d’entreprise?

Les petites entreprises devraient chercher un logiciel de gestion d’entreprise qui soutient leur secteur, relie les processus de base, fournit des rapports en temps réel, s’intègre aux applications importantes, offre une sécurité solide, soutient l’automatisation et peut évoluer à mesure que l’entreprise grandit.

Bâtir une base plus solide pour la croissance

Faire croître une entreprise demande plus que de l’ambition. Il faut des systèmes capables de soutenir plus de clients, plus de données, plus d’employés et plus de décisions.

Si votre petite entreprise dépend d’outils déconnectés, de rapports retardés et de solutions manuelles, la croissance pourrait sembler plus lourde qu’elle ne le devrait. Un logiciel de gestion d’entreprise évolutif peut aider en offrant à votre équipe une vue connectée de l’entreprise et les outils pour agir plus rapidement.

Découvrez comment Acumatica Cloud ERP aide les entreprises en croissance à gérer la complexité, à améliorer la visibilité et à bâtir une base solide pour la prochaine étape de croissance.