Défis opérationnels des petites entreprises : comment le bon logiciel stimule la croissance

Diriger une petite entreprise signifie jongler avec les finances, les clients, les projets et les personnes, souvent en temps réel et avec un personnel limité. En tant que propriétaire, directeur des opérations, décideur informatique ou dirigeant financier, vous êtes souvent chargé de veiller à ce que les nombreux éléments mobiles de votre entreprise fonctionnent ensemble de manière cohérente, tout en relevant les défis opérationnels auxquels les petites entreprises sont confrontées dans l’économie numérique d’aujourd’hui.

Explorons ces défis opérationnels courants et découvrons comment la mise en œuvre d’un logiciel complet de gestion des petites entreprises, comme Acumatica, vous fournit les outils, les ressources et les informations dont vous avez besoin pour les surmonter.

Les coûts cachés de l’inefficacité opérationnelle

Être inefficace est l’une des choses à ne pas faire dans les affaires. L’inefficacité est causée par une mauvaise gestion du temps et des ressources et, en tant que chef d’entreprise, votre travail consiste à promouvoir l’efficacité et à réduire les excès opérationnels, notamment en éliminant les problèmes courants qui font échouer vos initiatives. Un « à ne pas faire » tout aussi coûteux, et souvent encore plus, ne fait rien pour atténuer ces inefficacités opérationnelles, atténuer les problèmes ou mettre votre entreprise à niveau avec les exigences du marché très numérique et très rapide d’aujourd’hui.

« Il existe de nombreux exemples de petites ou moyennes entreprises », déclare Sean Chatterjee, vice-président principal des ventes des partenaires d’Acumatica, « qui ont faibli ou n’ont pas atteint leur potentiel de croissance parce qu’elles n’ont pas pris de décision et n’ont pas agi. Ils ont choisi de rester sur la touche alors que leurs concurrents transforment leurs opérations de manière audacieuse et décisive.

Mais, bien sûr, il est difficile de transformer votre entreprise de manière audacieuse et décisive si vous n’êtes pas sûr des choix qui résoudront vos défis spécifiques. Vous pouvez facilement vous retrouver coincé entre savoir que vous devez apporter des changements et ne pas savoir comment, en récoltant les coûts des inefficacités opérationnelles et de ne rien faire en même temps.

C’est une situation frustrante, mais elle est aussi réparable. Voici quelques défis opérationnels spécifiques aux petites entreprises et leurs solutions correspondantes.

9 défis opérationnels auxquels les petites entreprises sont confrontées

1. Silos de données et ruptures de communication

Problème : Les silos de données se produisent lorsque l’information est stockée dans plusieurs systèmes qui sont soit complètement déconnectés, soit ne peuvent pas communiquer facilement entre eux. Cela signifie que les membres de l’équipe d’un service restent dans l’ignorance de ce qui se passe dans d’autres départements, ce qui brise la communication, empêche la collaboration et entrave votre entreprise. Le problème s’aggrave à mesure que vous grandissez. Souvent, les petites entreprises qui atteignent le point de prendre de l’expansion dans différentes succursales ou d’acquérir des filiales finissent par exploiter ces entités avec plusieurs instances du même logiciel de base qu’elles utilisaient avant la poussée de croissance. À ce moment-là, ce ne sont plus seulement les employés ou les services qui sont déconnectés, mais des entités commerciales entières.

Solution : Vous devez vous assurer que chaque membre de l’équipe a accès à l’information dont il a besoin pour faire son travail. Ils doivent également être en mesure de communiquer entre eux en connaissance de cause, avec une image claire de ce qui se passe dans l’entreprise. La façon la plus simple d’y parvenir est de mettre en œuvre une technologie de gestion d’entreprise qui relie toutes les opérations dans une seule solution. Cette solution devrait également offrir des tableaux de bord personnalisables basés sur les rôles, qui se mettent à jour en temps réel et affichent les informations essentielles nécessaires au travail de chaque utilisateur, comme les informations sur les flux de trésorerie pour les finances, l’état des stocks pour l’entreposage et les ventes, les conditions contractuelles pour les gestionnaires de projet, etc.

2. Processus manuels

Problème : Les processus manuels prennent du temps et sont sujets à des erreurs. Les gens font des erreurs, ont besoin de pauses et offrent des performances inconstantes, ce qui entraîne une faible productivité.

Solution : Pour éviter que les erreurs manuelles n’aient un impact négatif sur vos résultats et limitent votre croissance, recherchez un logiciel de gestion d’entreprise qui fournit une saisie automatique de données (comme le traitement automatisé des factures), des fonctions d’automatisation des processus (comme l’automatisation des comptes fournisseurs et clients) et une détection des anomalies alimentée par l’IA conçue pour détecter les erreurs avant qu’elles ne deviennent des problèmes.

3. Fragmentation des données clients et de la gestion des relations

Problème : Lorsque votre entreprise fonctionne sur plusieurs applications, les informations de vos clients sont également dispersées et non synchronisées, piégées dans ces silos de données. Cela signifie que les membres de votre équipe n’ont pas une image claire de l’historique de chaque client avec votre entreprise, de la situation des clients dans le processus de vente, des préoccupations ou des questions qu’ils peuvent avoir et de ce que les autres membres de l’équipe leur ont dit lors d’interactions précédentes.

Solution : Vous devez vous assurer que vos employés ont des données précises et à jour sur les clients à portée de main, ce qui nécessite un logiciel de gestion d’entreprise pour les petites entreprises avec une gestion intégrée de la relation client (GRC) et l’intelligence client. GRC Le logiciel vous permet de saisir toutes les informations sur les clients, du premier contact au support après-vente, afin que vous puissiez répondre rapidement aux demandes des clients, rationaliser leur parcours et développer des relations à long terme mutuellement bénéfiques.

4. Chaos du projet et mauvaise affectation des ressources

Problème : Si vous êtes une petite entreprise axée sur des projets (p. ex., dans les secteurs de la construction ou des services professionnels ) mais que vous n’utilisez pas d’outils de gestion de projet unifiés, vous êtes probablement confronté à des délais manqués, à des dépassements de budget et à une mauvaise affectation des ressources (p. ex., personnes, équipement et informations). Il en résulte des projets mal gérés et des clients mécontents.

Solution : Le remède au chaos de la gestion de projet consiste à trouver les bons outils d’optimisation des ressources et de gestion de projet, y compris la comptabilité de projet , pour suivre les coûts, gérer la facturation, contrôler les ordres de changement, etc., dans un seul système. Vous aurez besoin d’un logiciel qui prend en charge l’exécution transparente du projet, une visibilité complète du projet (au bureau et sur le terrain) et des données de projet connectées et en temps réel pour toutes les parties prenantes concernées.

5. Risques liés à la conformité

Problème : Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent se conformer à différents types de règlements. Il peut s’agir de règles gouvernementales, d’exigences propres aux fournisseurs ou de lignes directrices établies par l’industrie, les professionnels ou les organismes d’autoréglementation. Des informations insuffisantes, des erreurs de données et des oublis peuvent vous faire trébucher dans la non-conformité ou créer des risques professionnels.

Solution : Pour simplifier la conformité , il faut d’abord connaître les règlements qui s’appliquent à votre entreprise et contrôler les processus opérationnels d’une manière qui s’adapte à ces règlements. Les logiciels de gestion d’entreprise modernes éliminent la complexité de la conformité et vous donnent les outils dont vous avez besoin pour documenter les protocoles et les exigences de sécurité, suivre les compétences et les certifications des employés, protéger vos données contre les cyberattaques, établir des normes de produits et de services, assurer la qualité et respecter les exigences financières (p. ex., tenir des pistes d’audit, se conformer aux normes GAPP et IFRS, etc.)

6. Angles morts financiers et problèmes de trésorerie

Problème : La gestion financière des petites entreprises est complexe. Vous devez rendre compte de toutes les entrées et sorties de votre entreprise et gérer efficacement vos flux de trésorerie tout en travaillant potentiellement avec un budget limité. Sans les outils de gestion financière appropriés, vous risquez d’être confronté à des retards de déclaration, à une visibilité limitée, à des prévisions inexactes, à des problèmes de trésorerie et à davantage de soucis de conformité.

Solution : Pour éviter les angles morts financiers et les problèmes de trésorerie, envisagez d’adopter une comptabilité automatisée et de mettre en œuvre une solution de gestion d’entreprise comprenant un logiciel de gestion financière . La gestion de vos actifs, revenus et dépenses grâce à des flux de travail automatisés et à des fonctionnalités spécifiques à la comptabilité, y compris le grand livre, les comptes fournisseurs, les comptes clients, la gestion des impôts, la gestion de la trésorerie, etc., signifie que vous disposez des caractéristiques et des fonctionnalités exactes dont vous avez besoin pour vous acquitter de vos responsabilités financières.

7. Cauchemars d’inventaire et perturbations de la chaîne d’approvisionnement

Problème : Toutes les entreprises ne gèrent pas les stocks ou ne s’occupent pas des exigences de la chaîne d’approvisionnement, mais pour celles qui le font, des cauchemars d’inventaire (p. ex., ruptures de stock, surstocks et coûts associés aux deux) et des perturbations de la chaîne d’approvisionnement (p. ex., défaillances de coordination des fournisseurs) peuvent se produire.

Solution : La solution est un logiciel de gestion d’entreprise avec des capacités modernes de gestion des stocks . Les logiciels de gestion des stocks peuvent vous aider à augmenter la précision des stocks, à simplifier le suivi et la traçabilité, à réduire les coûts, à réduire les excédents et les ruptures de stock et à améliorer le service à la clientèle.

8. Prise de décision à l’aveugle et retardée

Problème : Pour les petites entreprises qui n’utilisent que des logiciels de comptabilité de base (ce qui est souvent le cas pour celles qui débutent), un problème majeur est le nombre limité de rapports prêts à l’emploi qui ne peuvent pas être personnalisés, ce qui entraîne un manque d’informations exploitables. L’absence de rapports sophistiqués et personnalisés entraîne une pénurie de connaissances, ce qui se prête à une gestion réactive et, éventuellement, à des occasions manquées.

Solution : La mise en œuvre d’un logiciel complet de gestion des petites entreprises qui couvre toutes vos opérations, y compris et bien au-delà de la comptabilité de base, vous donnera une version unique de la vérité, des analyses multidimensionnelles et une extraction dynamique des données. Des rapports robustes et des capacités alimentées par l’IA mettent également à portée de main les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions stratégiques.

9. Planification des services d’entreprise et chaos de facturation

Problème : Si votre entreprise est une entreprise de services, vous comprenez la difficulté de planifier efficacement les rendez-vous, de suivre les heures et de gérer une facturation complexe. Les clients s’attendent à une expérience fluide et transparente, qui prend la forme d’une prise de rendez-vous facile, d’une communication rapide et d’aucun problème de facturation. Si ce n’est pas le cas, ils iront ailleurs.

Solution : Pour assurer la satisfaction et la fidélité de la clientèle, vous devez trouver un logiciel de gestion de petites entreprises qui offre des capacités de planification simplifiées , la création automatisée de notifications et des fonctionnalités de facturation avancées , vous permettant de fournir un service à la clientèle sans tracas.

Évaluer les solutions logicielles pour vos défis opérationnels

Nous avons donc établi qu’il est nécessaire d’investir dans le bon logiciel complet de gestion des petites entreprises pour surmonter les inefficacités et augmenter la productivité et la rentabilité. Mais comment choisir ce qui est « juste »?

Lorsque vous évaluez vos options de solution logicielle, vous devrez vous poser les questions essentielles suivantes :

• Le système offre-t-il des intégrations transparentes avec des applications tierces critiques?
• Offre-t-il une convivialité de pointe?
• Offre-t-il des fonctionnalités adaptées à mon secteur d’activité?
• S’adaptera-t-il à mon budget et fournira-t-il le rendement du capital investi que je souhaite?
• Peut-il évoluer avec mon entreprise en pleine croissance?

Pourquoi Acumatica est un « oui » à toutes les questions d’évaluation

Conçue spécifiquement pour les petites et moyennes entreprises, la solution de planification des ressources d’entreprise (ERP) d’Acumatica, centrée sur le client et axée sur l’IA peut vous aider à surmonter les défis opérationnels que vous relevez quotidiennement.

Notre facilité d’utilisation primée, nos licences d’utilisateurs illimitées favorables à la croissance et notre architecture ouverte et flexible nous distinguent sur le marché des solutions de gestion d’entreprise. Agissant comme votre référentiel centralisé et unifiant vos processus d’affaires dans un système unique et cohérent, Acumatica remplace les silos de données, les angles morts et le chaos par une communication rationalisée, une automatisation précise, une visibilité inégalée et une efficacité opérationnelle. Vous disposerez également de données à la minute et d’analyses alimentées par l’IA en un clic, ce qui vous aidera à prendre des décisions intelligentes et en temps réel afin que vous puissiez évoluer sans limites.

« Avec Acumatica », explique Schneur Perl, gestionnaire de projet technique principal et directeur du développement des affaires chez Sunshine Lighting, « nous avons la capacité de prendre un problème et de le résoudre, et de prendre un autre problème et de le résoudre, puis de continuer à résoudre les problèmes au fur et à mesure que nous grandissons. »

« Acumatica nous a donné un cœur dans notre entreprise », poursuit-il. « Nous nous sommes retrouvés dans un endroit où nous pouvons être proactifs plutôt que réactifs. Acumatica est un outil facile à utiliser qui nous donne la flexibilité de faire des affaires à notre façon.

Pour savoir comment Acumatica peut aider votre petite entreprise à prospérer et à mettre fin à vos douleurs de croissance, contactez nos experts dès aujourd’hui.